보도자료 작성 10계명

1. 눈길 끄는 제목

보도자료에서 가장 중요한 것은 제목입니다. 언론인은 대개 보도자료의 제목과 맨 앞의 문장(리드)만 보고 전체 내용을 파악합니다. 제목과 리드에서 관심을 끌지 못하면 보도자료는 쓰레기통에 처박힙니다. 따라서 제목은 눈길을 끌면서도 전체의 내용을 함축하면서도 다이나믹해야 합니다. 제목은 고속도로의 표지판처럼 몇 글자만으로 무슨 얘기인지 금세 알 수 있어야 합니다. 보통 신문의 제목은 길어야 20글자이므로 제목은 짧아야 합니다. 독자는 딱딱한 문어체 제목보다 직설적인 구어체 제목에 더 눈이 끌린다는 점도 명심해야 합니다.

2. 문의처를 반드시 기재

보도자료와 기사의 차이점은 거의 없다고 해도 과언이 아닙니다. 다만 한가지 큰 차이점이 있습니다. 보도자료에는 반드시 맨 뒤에 담당자 이름, 전화번호 같은 문의처가 들어가야 한다는 점입니다. 그래야 언론인이 내용을 확인하고 궁금한 것을 물어볼 수 있습니다. 보도자료 뒤에는 기업의 웹사이트를 넣는 것도 좋은 방법입니다. 뉴스와이어에 홍보인으로 가입하면 보도자료를 등록할 때마다 웹사이트와 기업에 대한 소개글이 자동으로 붙게 되므로 편리합니다.

3. 본문은 역 피라미드 형식

보도자료는 반드시 역 피라미드 형식으로 써야 합니다. 가장 중요한 정보를 앞부분에 쓰고 뒤로 갈수록 덜 중요한 내용을 쓰는 것을 역 피라미드 형식이라고 합니다. 보도자료나 기사가 긴 경우 언론인이나 편집자는 기사를 뒤부터 자르게 됩니다. 독자역시 제목과 기사의 앞부분을 읽다가 흥미를 느끼지 못하면 다른 기사를 보게 됩니다. 독자가 맨 끝부분까지 보는 기사는 10개 중 2개도 못 된다는 것을 명심해야 합니다. 특히 보도자료의 첫 문장인 ‘리드(lead)’는 전체 뉴스의 내용이 무엇인지 한 눈에 파악할 수 있도록 써야 합니다.

보도자료를 작성할 때 가장 유의해야 할 점은 발표자의 입장이 아닌 독자의 입장에서 글을 써야 한다는 점입니다. 보도자료는 독자에게 좋은 정보일 때 뉴스로서 가치가 높고 뉴스로서 가치가 높을 때 더 크게 보도된다는 점을 명심해야 합니다. 보도를 요청하는 사람은 자신을 홍보하는데만 사로잡혀 독자가 어떤 정보를 가치있게 느끼는지 생각하지 못하는 경우가 많습니다. “이 보도자료가 대중의 삶과 어떤 관련이 있고 어떤 영향을 미칠 것인지 제대로 알려주고 있는가?”를 보도자료를 만들면서 계속해서 되묻기 바랍니다. 특히 난해한 전문 용어의 사용은 언론인과 대중의 관심에서 멀어지는 것을 스스로 자초하는 지름길이라는 것을 명심해야 합니다.

6. 6하 원칙에 따라 핵심내용 요약

보도자료에는 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜 했는지에 대한 정보가 반드시 포함돼야 합니다. 6하 원칙은 뉴스보도의 기본입니다. 보도자료를 작성을 한 뒤 이중 하나라도 빠진 것이 없는지 꼼꼼히 점검하기 바랍니다. 보도자료는 핵심내용이 무엇인지 분명히 나타나 있어야 합니다. 이런 얘기 저런 얘기를 일관성 없이 나열하는 것은 바람직스럽지 않습니다. 무엇이 보도를 해야할 핵심내용인지 분명히 하고 보도자료를 작성해야 합니다.

7. 긴 보도자료는 본문과 해설로 분리

신문사나 방송사 데스크는 늘 기자에게 문장을 짧고 명료하게 쓰라고 주문합니다. 그래야 독자가 읽기 쉽고 뜻이 분명해지기 때문입니다. 한 문장에는 한 개의 아이디어만 담는다고 생각하고 문장을 만드는 것이 좋습니다. 두개의 아이디어를 하나의 문장에 담는 복문은 피해야 합니다. 또한 보도자료의 본문은 10포인트 크기의 글자로 써서 A4용지 한 페이지를 넘기지 않는 것이 좋습니다. 신문에 실리는 뉴스를 보면 A4 한 장 이상의 기사는 거의 없습니다. 다만 전문지나 잡지의 경우는 긴 기사를 쓰는 경우도 있습니다. 이를 감안해야 한다면 본문 뒤에 해설이나 참고자료 또는 용어설명을 붙여주는 것이 좋습니다

뉴스의 신뢰성을 높이는 가장 좋은 방법은 관련된 인물의 코멘트를 보도자료에 넣는 것입니다. 보도자료에 “ ” 같은 인용 부호를 넣어 사장, 임원, 개발책임자, 기관장의 코멘트를 넣으면 언론인과 독자는 훨씬 내용에 신뢰감을 갖게 됩니다. 이름을 밝히지 않고 OO업체 관계자 같은 용어를 쓰는 것은 신뢰성을 약화시킵니다. 코멘트를 붙일 때 명심해야할 것은 그 인물이 해당 분야에 대해 전문가적인 식견을 갖고 있다는 것을 느낄 수 있게 붙여야 합니다. 대체로 전문가적인 식견을 느끼게 해주는 코멘트는 사건의 의미와 전망을 담는 것인 경우가 많습니다.

지금은 비주얼 시대입니다. 신문의 편집자는 하루 종일 독자의 눈을 오래 잡아놓을 수 있는 비주얼한 지면을 꾸미기 위해 고민합니다. 그러다 보니 별 내용이 아닌데도 사진이 좋아 기사화되는 일이 자주 벌어집니다. 신문 편집자의 눈은 아주 까다로우므로 사진은 전문가가 촬영한 것을 쓰는 것이 좋습니다. 특히 인물이나 물건을 찍는 경우에는 조명에 따라 분위기가 전혀 달라지므로 스튜디오에서 촬영을 하는 것이 좋습니다. 원리를 알기 쉽게 설명한 그래픽이나, 연도별 추세를 나타낸 그래프나 도표를 준비하면 더 의미가 명확하게 전달됩니다.

10. 평범한 텍스트 파일이 바람직

일반적인 보도자료는 보도문과 사진으로 구성됩니다. 보도문은 e메일 프로그램에서 첨부파일을 열지 않아도 메일의 본문에서 바로 볼 수 있도록 하는 것이 가장 좋은 방법입니다. 그래야 언론인이 한눈에 신속하게 내용을 파악할 수 있기 때문입니다. 간혹 멋있게 보이기 위해 사진과 글을 조합해 보도자료를 만드는 경우가 꽤 있습니다. 하지만 언론인은 이런 보도자료를 기피합니다. 글과 사진을 섞어 놓으면 언론인이 포토샵 같은 프로그램을 써서 사진을 분리해 내느라 애를 먹기 때문입니다. 보도문을 첨부하지 않는 것이 불안하다면 보도문을 e메일에 본문으로도 넣고 첨부도 하는 것도 방법입니다.