[Biz Writing]글쓰기 비법 1부
작성자 : 단국강토
등록날짜 : 2008.12.30 17:42
1,279
林 載 春(한국원자력연구소 감사)
(영남대학교 CEO객원교수)
맑스.레닌이 살아 있다면 '자본론'대신에 '의사전달론'을 썻을 것이라는 농담이 실감 나는 시대에 우리가 살고 있습니다. 봉급 측면에서 보더라고 기술보다는 행정이나 경영쪽이 높고,외교나 정치분야는 더욱 월등합니다. 그러나 이들보다도 언론은 한수 위에 있습니다. 사회적 경쟁력이 의사전달 능력과 비례하고 있는 것입니다. 그리고 보면 우리나라 과학 기술자들이 푸대접을 받는 것도 이들이 가진 한심한 글쓰기 능력에서도 비롯하고 있다고 할 수 있습니다. 이들에 대한 푸대접은 참을 수 있다 하여도 결과적으로 우리나라 과학과 기술의 발전에 지장을 주는 것이 문제입니다.
미국의 경우입니다만 공대를 졸업한 직장인에 대하여 직장에서 가장 필요로 하는 지식이 무엇인지 조사하여 보았더니 결과는 해당분야의 전공이 아니고 발표력(Writing and Presentation)이었습니다. 즉 의사전달능력이 경쟁력이라는 사실을 미국인은 잘 알고 있었습니다. 그러하기에 대학과 직장에서 Technical Writing은 필수입니다. 참고로 공대 교육은 분석과 분해에는 강하여도 통합과 표현에는 약한 단점이 있기에 미국의 공과 대학은 경영과 의사전달에 관련되는 일부 학과를 공학 교육으로 인증하고 있다고 합니다.
미국의 Technical Writing은 종래에는 회사내에서 작성하는 문서만을 대상으로 하였으나 요즈음에는 그 영역도 매우 넓어져 제품설명서나 결산보고서까지 포함시키고 있습니다. 제품설명서는 그 내용이 잘못되어 소비자에게 손해를 끼친 경우에 손해 배상이 엄청나고, 결산보고서는 대부분 기술적인 내용을 담고 있는데 일반 주주가 이해하지 못하면 그회사의 투명성에 손상을 입기 때문입니다. 이같은 경향으로 미국에서는 10만명이 넘는 사람이 이 분야에 종사하고 있습니다.
의무로써의 과학기술자 글쓰기
과학 기술자는 새로운 개념의 개발만큼 이의 전달에도 중요한 의의를 부여하여야 합니다. 아무리 훌륭한 내용을 담고 있더라도 기술보고서가 너무 전문적이어서 내용 전달이 되지 않으면 그 보고서는 실패한 것이 되고 그 책임도 작성자가 져야 합니다. 과학 기술자는 또한 정치가나 경영인, 넓게는 일반 대중이 알아 들을 수 있도록 기술적인 내용을 설명할 수가 있어야 자신이 하는 일에 대하여 폭 넓은 지지를 받을 수가 있습니다. 과학 기술자들만의 옹아리는 집 밖에 나서면 아무도 들어 주지 않기 때문에 그만큼 과학 기술의 경쟁력이 손상을 받고 있는 것입니다..
글쓰기는 어렵습니다. 글쓰기를 제대로 배우자면 소질도 있어야 하거니와 많은 시간과 노력을 들여야 합니다. 과학 기술인들은 이점이 부담이 되기 때문에 글쓰기와는 거리를 두고 있습니다. 그러나 필자가 경험한 바에 의하면 이러한 어려움도 쉽게 극복할 수 있습니다.
필자의 글쓰기 비법 터득
저는 기술직 공무원으로 26년간을 과학기술부에서 근무하면서 기술직 공무원들이 보고서 작성이나 보고 요령이 행정직에 비하여 대체로 뒤떨어지고 있음을 보아 왔습니다. 고위직으로 올라 갈수록 기술직 공무원의 수가 현저하게 적어지는 현상도 글쓰기나 보고 능력과 결코 무관하지 않다고 생각합니다. 제 자신도 91년에 원자력국장을 역임하면서 신문에 광고한 방사성폐기물 처분시설의 부지공모 문안 때문에 자리에서 물러나야 했습니다. 이 사건을 계기로 Technical Writing에 관심을 가지게 되었습니다. 92년 MBA공부를 하러 영국에 가서 Technical Writing에 대한 여름방학 강좌를 듣고 94년에는 오스트리아 주재 과학관으로 부임하여 북한 핵문제와 관련된 외교 문서의 작성을 통하여 실전의 경험을 쌓았습니다. 98년 원자력실장으로 근무하면서 기술직 직원들에게 글쓰기에 대한 교육을 실시하여 보았더니 1-2 시간교육으로도 상당히 좋은 결과를 얻었습니다. 이러한 사실에 힘을 얻어 공무원을 그만둔 99년 말부터 본격적으로 교재를 개발하여 제가 근무하는 연자력연구소 연구원들에게 강좌를 개설하였더니 반응이 무척 좋았습니다. 3시간 정도 이론 교육으로 수강생들은 글쓰기의 두려움에서 벗어날 수 있었어며 실제로 자신이 글을 써보는 실습시간 3시간을 보태면 결과는 너무나 놀라운 것이었습니다. 연구 기술자들이 터무니 없이 저지러는 잘못 서너 가지만을 집중하여 고치게 함으로써 글쓰기를 어렵게 생각하지 않도록 한 것이 주효한 것 같습니다.
읽는 사람 위주로 글을 써야
좋은 글을 쓰려면 제일 먼저 염두에 두어야 하는 것이 읽는 사람 위주로 글을 써야 한다는 점이다. 그러기 위해서는 주어를 제대로 사용하여야 한다. 과학 기술자가 쓴 글을 보면 주어가 없는 경우가 대부분이다. 읽는 사람으로 하여금 주어를 매번 짐작하게 하는 것은 글을 자기 위주로 쓰고 독자를 배려하지 아니하는 것이 된다. 주어만 분명하게 써도 글쓰는 문제의 많은 부분이 저절로 해결된다. 다음은 읽는 사람의 대상과 수준에 따라 내용을 다르게 작성하여야 한다. 실무자와 결재권자는 관심의 대상이 다를 수밖에 없다. 같은 기술 집단에게 제출하는 보고서, 일반인에게 알리는 보도자료 및 투자자에게 설명하는 투자유치서의 내용은 각각 다른 것이다. 마지막으로 자신의 박식함이나 고생은 철저하게 자제하여야 한다. 글은 상대에게 필요한 정보를 알리는 것이지 자신의 업적이나 고생을 알리는 것이 아니다. 자신이 고생한 양과 문장의 양을 비례시키는 우를 범하지 않아야 한다. 주의할 점을 구체적인 예를 들어가며 좀더 자세하게 설명하고자 한다.
주어를 제대로 사용
글쓰는 사람이 주어를 생략하여 " 여러 가지 사항을 지시하여 업무 수행에 애로가 많다"라고 할 경우 읽는 사람은 앞 뒤 문맥이나 상황을 고려하지 않고서는 문장을 이해하기가 곤란하다. 여기에 주어를 넣으면 " 정부가 여러 가지 사항을 지시하여 산하기관이 업무를 수행하는데 애로가 많다"로 되어 의미가 보다 분명하여 진다. 엉터리 주어를 쓰는 경우도 이외로 많다. 예로써 "이 보고서에서는 신규 공장의 경제성을 다루고 있다"라는 문장에서 주어는 간 곳이 없고 "보고서에서는"이 마치 주어 같은 역할을 하고 있다. 이 문장의 주어를 "이 보고서"로 하여 " 이 보고서는 신규 공장의 경제성을 다루고 있다."로 하는 것이 좋겠다. 매 문장마다 주어를 제대로 사용하게 되면 주어와 술어가 자연스럽게 호응이 된다. "원자력은 지구 온난화의 원인이 되는 탄산가스의 배출이 없다." 라는 문장에서 주어인 "원자력"과 술어인 "없다"가 서로 호응하지 않는다. 바르게 표현하려면 술어를 "없는 에너지이다"로 하여야 한다.
읽는 사람의 대상과 수준에 따라 다르게 작성
실무자와 결재권자는 관심부터 다르다. 실무자는 일의 배경, 문제점, 필요성 및 추진방법등에 관심이 많기 때문에 보고내용에도 이러한 사실을 잘 반영한다. "공작 건물은 71년에 지어져 매우 낡았고 단열재 효율도 낮아 냉난방 손실이 큼으로 빠른 시일 내에 건물 개조 공사가 필요하다. 건물주가 낡은 건물을 수리하여 에너지 효율을 높이는 경우에 에너지관리공단은 공사비의 전액을 융자하여 주기 때문에 공사가 끝나면 매년 2000만원의 연료비가 절감된다."라고 보고한다. 그러나 결재권자는 결론, 전체적인 경향이나 가격, 또는 직원사기등에 민감하게 반응한다. 다음과 같이 바꾸어 보자. "공작 건물은 매우 낡아 냉난방 손실이 연간 2000만원이 넘고 직원 불만 또한 높아 즉각적인 보수가 필요하다." 과학 기술자는 자신의 기술 분야를 알아듣는 사람이 몇 명되지 않는다는 사실을 명심하여야 한다. 한국과학기술연구소는 "디셀포비브리오로 폐수 속의 중금속 침전 성공"이라는 보도 자료를 내었으나 신문은 이를 "광산 폐수를 미생물로 정화"라고 고쳤고 방송은 아예"중금속 먹는 세균"으로 보도하였다. 내용이 너무 전문적이어서 내용 전달이 어려우면 적절한 예를 사용하여야 한다. 일전에 한국원자력연구소가 보도한 내용이다. "자유전자레이저는 레이저기술과 가속기기술이 결합된 새로운 개념의 레이저로 넓은 범위에서 연속적으로 파장을 변화시킬 수 있고 기존레이저로 얻을 수 없는 파장도 쉽게 발생시킬 수 있기 때문에 '차세대 레이저'로 각광을 받고 있다." 이러한 설명만으로는 부족하다. "이를 라디오에 비유해 보면 이제까지의 레이저는 AM주파수 몇 개만 한정적으로 사용할 수 있었는데 반하여 자유전자레이저는 FM주파수 전체를 마음대로 사용할 수 있는 획기적인 것이다"를 보태는 것이 좋다.
자신의 박식이나 고생의 언급은 자제
자신이 알고 있는 내용을 전부 나열한다고 좋은 것이 아니다. 상대가 원하는 정보만을 치밀하게 구성하여 흥미를 유지하면서 제공하여야 한다. 결재권자가 잠시 관심을 보였을 때 이때다 하고 자기의 전공 분야를 신나게 떠든 사람 치고 그 다음에도 보고 기회가 주어지는 경우를 필자는 거의 보지 못 하였다. 마찬가지로 자신이 노력하거나 고생한 내용을 보고서에 담고 싶겠지마는 꾹 참고 상대에게 필요한 내용만을 기술하여야 한다. 할아버지 고생담은 사탕이 주어질 때나 마지못해 듣는 체 하는 법이다. 친한 친구의 고생담도 공짜 맥주일 때나 듣는 시늉 정도라도 하지 자신이 술을 사면서 상대하는 바보는 없다. 읽는 사람은 까다로운 상사라는 점을 항상 염두에 둔다면 어떤 내용으로 글을 쓸 것인지가 자명하여 진다.
내용이 꼬리를 물고 물 흐르듯 해야
좋은 글은 읽는 사람 위주로 쓰여진 글이다. 읽는 사람은 앞에서 읽은 내용을 바탕으로 나름대로 생각의 흐름을 만들어 냄과 동시에 다음에 어떤 내용이 전개되리라는 기대를 가지고 있다. 따라서 읽는 사람의 생각이 자연스럽게 흘러가도록 하고, 읽는 사람의 기대에 부응하여 어휘를 고르고 문장과 문단을 구성해 나가면 좋은 글이 된다. 빗물이 모여 시내를 이루고 시냇물은 합쳐 강물이 되며 강은 바다로 이어지는 흐름을 가지고 있듯이, 어휘가 모여 문장을 이루고 문장은 합쳐 문단이 되며 문단은 면면이 흘러 결론에 도달하게 한다. 자기가 펴고자 하는 논리도 이러한 흐름에 맞추어야 설득력이 있다.
표현에 맞는 어휘는 하나
글은 어휘로부터 시작된다. 표현에 맞는 정확한 어휘를 찾아내도록 노력하여야 한다. 근대문학사상 사실주의의 창시자로 불리는 플로베르는 '하나의 대상을 가리키는 어휘는 오직 하나밖에 없다'는 의미인 일물일어(一物一語)의 원칙 아래에서 작품을 섰다고 한다. "어머니는 불교를 믿지만 나는 교회를 믿는다"의 예에서 '교회'는 '기독교'로 바꾸어야 한다. 교회는 건물이므로 믿음의 대상이 될 수 없다. "차가 막혀 지각하였다'는 '길이 막혀'로 하여야 한다. 이와 같은 예는 표현이 정확하지 않아도 그 뜻을 잘 알 수 있으나 외국회사와 분쟁이 있을 때 "그 동안 귀사가 제공한 여러 가지 지원에 감사하고 있기에 미안하지만 설비 파손에 대한 손해 청구를 하지 않을 수 없습니다."라고 영문 편지를 보냈을 때 '미안'이라는 어휘 하나로 손해 배상을 받지 못할 수도 있다. 영어에서 '미안'은 자기의 잘못을 인정하는 표현임으로 '유감'이 되어야 한다.
문장은 하나의 개념만을 담아야
어휘를 합치면 글의 기본형인 문장에 되는데 문장은 되도록 하나의 개념만을 담아야 한다. 신문기사도 '한 문장, 한 개념(one sentence, one idea)'의 원칙을 준수하고 있다.
"전셋값이 천장부지로 치솟아 서민에게 고통을 안겨 주고 있는 가운데 ㄱ 건설회사는 분양가가 기존 아파트 전셋값보다 싼 아파트를 서울에서 내어놓아 많은 사람의 관심을 끌고 있다"의 예에서 보면 한 문장에 '높은 전셋값' 과 '싼 아파트'의 개념을 담고 있다. 이 문장을 둘로 나누어 "분양가가 기존 아파트 전셋값보다 싼 아파트가 서울에서 나왔다. 전셋값이 치솟아 고통을 받고 있는 서민들은 ㄱ 건설회사가 선보인 이 아파트에 많은 관심을 표명하고 있다."로 표현하는 것이 좋다. 하나의 문장이 하나의 개념을 가지고 있기에 문장과 문장의 이음은 개념이 서로 연관성을 가지고 있어야 한다. "나는 어제 늦게 퇴근을 하였다."의 뒷문장은 "몹시 시장했다." 나 "김부장이 괜히 트집을 잡았다."가 되어야지 "이로써 야근 수당이 제법 모였다."라고 한다면 내용의 긴밀성이 뒤떨어진다.
문단은 소주제문과 뒷받침문장으로 구성
문장이 모여 하나의 문단(paragraph)을 구성하게 되는데 매 문단은 자신만의 소주제를 하나씩 가지고 있다. 그렇기 때문에 문단의 첫 문장은 소주제문이 되고 뒤이어 소주제를 지원하는 뒷받침문장들을 배치하게 된다. 다음의 예문에서 무엇이 잘못 되었을까?
"현재 전 세계적으로 에너지 소비량은 급증하고 있다. 이에 선진국들은 석탄 연료의 고갈, 이의 사용에 따른 환경오염 문제 등을 고려하여 차세대 에너지원으로의 원자력발전 기술을 확보하기 위하여 많은 노력을 기울여 왔다. 그러나 미국, 러시아, 일본 등지에서 발생한 일련의 핵 사고로 인하여 세계의 원자력 연구는 위기를 맞고 있다."
이 문단이 가진 문제점은 소주제가 무엇인지 구분하기가 어렵다는 점이다. 그 이유는 글쓰는 이가 소주제에 대한 인식을 가지고 있지 않을 뿐만 아니라 첫문장에 소주제를 넣지 않았기 때문이다. 그러다 보니 한 문단에 ' 과거의 활발한 원자력 기술개발' 과 '핵 사고로 인한 원자력 연구의 위기'를 내용으로 하는 소주제를 두 개 포함하게 된 것이다. 이 문단을 다음과 같이 고쳐 보았다. "선진국은 원자력을 차세대 에너지로 활용하기 위해 기술 개발에 많은 노력을 기우려 왔다(소주제문). 세계 에너지 소비량은 급증.....화석연료는 머지 않아 고갈.....이에 대비하여 각국은 안전성이 획기적으로 향상된 원자로를 개발.....미국은.....러시아는.....일본은.....(뒷받침문장들).
한편, 이들 나라에서 핵사고가 발생함으로써 원자력 기술개발 연구가 위기를 맞고 있다.(소주제문). TMI.....체르노빌.....도까이무라...이들 사고로 원자력에 대한 국민 감정이 악화되어.....연구개발비가 감소.....(뒷받침문장들).
문장과 문장은 각자가 가진 개념이 연관성을 가지고 있듯이 문단간의 소주제들도 서로 긴밀한 관련을 가져야 한다.
(영남대학교 CEO객원교수)
맑스.레닌이 살아 있다면 '자본론'대신에 '의사전달론'을 썻을 것이라는 농담이 실감 나는 시대에 우리가 살고 있습니다. 봉급 측면에서 보더라고 기술보다는 행정이나 경영쪽이 높고,외교나 정치분야는 더욱 월등합니다. 그러나 이들보다도 언론은 한수 위에 있습니다. 사회적 경쟁력이 의사전달 능력과 비례하고 있는 것입니다. 그리고 보면 우리나라 과학 기술자들이 푸대접을 받는 것도 이들이 가진 한심한 글쓰기 능력에서도 비롯하고 있다고 할 수 있습니다. 이들에 대한 푸대접은 참을 수 있다 하여도 결과적으로 우리나라 과학과 기술의 발전에 지장을 주는 것이 문제입니다.
미국의 경우입니다만 공대를 졸업한 직장인에 대하여 직장에서 가장 필요로 하는 지식이 무엇인지 조사하여 보았더니 결과는 해당분야의 전공이 아니고 발표력(Writing and Presentation)이었습니다. 즉 의사전달능력이 경쟁력이라는 사실을 미국인은 잘 알고 있었습니다. 그러하기에 대학과 직장에서 Technical Writing은 필수입니다. 참고로 공대 교육은 분석과 분해에는 강하여도 통합과 표현에는 약한 단점이 있기에 미국의 공과 대학은 경영과 의사전달에 관련되는 일부 학과를 공학 교육으로 인증하고 있다고 합니다.
미국의 Technical Writing은 종래에는 회사내에서 작성하는 문서만을 대상으로 하였으나 요즈음에는 그 영역도 매우 넓어져 제품설명서나 결산보고서까지 포함시키고 있습니다. 제품설명서는 그 내용이 잘못되어 소비자에게 손해를 끼친 경우에 손해 배상이 엄청나고, 결산보고서는 대부분 기술적인 내용을 담고 있는데 일반 주주가 이해하지 못하면 그회사의 투명성에 손상을 입기 때문입니다. 이같은 경향으로 미국에서는 10만명이 넘는 사람이 이 분야에 종사하고 있습니다.
의무로써의 과학기술자 글쓰기
과학 기술자는 새로운 개념의 개발만큼 이의 전달에도 중요한 의의를 부여하여야 합니다. 아무리 훌륭한 내용을 담고 있더라도 기술보고서가 너무 전문적이어서 내용 전달이 되지 않으면 그 보고서는 실패한 것이 되고 그 책임도 작성자가 져야 합니다. 과학 기술자는 또한 정치가나 경영인, 넓게는 일반 대중이 알아 들을 수 있도록 기술적인 내용을 설명할 수가 있어야 자신이 하는 일에 대하여 폭 넓은 지지를 받을 수가 있습니다. 과학 기술자들만의 옹아리는 집 밖에 나서면 아무도 들어 주지 않기 때문에 그만큼 과학 기술의 경쟁력이 손상을 받고 있는 것입니다..
글쓰기는 어렵습니다. 글쓰기를 제대로 배우자면 소질도 있어야 하거니와 많은 시간과 노력을 들여야 합니다. 과학 기술인들은 이점이 부담이 되기 때문에 글쓰기와는 거리를 두고 있습니다. 그러나 필자가 경험한 바에 의하면 이러한 어려움도 쉽게 극복할 수 있습니다.
필자의 글쓰기 비법 터득
저는 기술직 공무원으로 26년간을 과학기술부에서 근무하면서 기술직 공무원들이 보고서 작성이나 보고 요령이 행정직에 비하여 대체로 뒤떨어지고 있음을 보아 왔습니다. 고위직으로 올라 갈수록 기술직 공무원의 수가 현저하게 적어지는 현상도 글쓰기나 보고 능력과 결코 무관하지 않다고 생각합니다. 제 자신도 91년에 원자력국장을 역임하면서 신문에 광고한 방사성폐기물 처분시설의 부지공모 문안 때문에 자리에서 물러나야 했습니다. 이 사건을 계기로 Technical Writing에 관심을 가지게 되었습니다. 92년 MBA공부를 하러 영국에 가서 Technical Writing에 대한 여름방학 강좌를 듣고 94년에는 오스트리아 주재 과학관으로 부임하여 북한 핵문제와 관련된 외교 문서의 작성을 통하여 실전의 경험을 쌓았습니다. 98년 원자력실장으로 근무하면서 기술직 직원들에게 글쓰기에 대한 교육을 실시하여 보았더니 1-2 시간교육으로도 상당히 좋은 결과를 얻었습니다. 이러한 사실에 힘을 얻어 공무원을 그만둔 99년 말부터 본격적으로 교재를 개발하여 제가 근무하는 연자력연구소 연구원들에게 강좌를 개설하였더니 반응이 무척 좋았습니다. 3시간 정도 이론 교육으로 수강생들은 글쓰기의 두려움에서 벗어날 수 있었어며 실제로 자신이 글을 써보는 실습시간 3시간을 보태면 결과는 너무나 놀라운 것이었습니다. 연구 기술자들이 터무니 없이 저지러는 잘못 서너 가지만을 집중하여 고치게 함으로써 글쓰기를 어렵게 생각하지 않도록 한 것이 주효한 것 같습니다.
읽는 사람 위주로 글을 써야
좋은 글을 쓰려면 제일 먼저 염두에 두어야 하는 것이 읽는 사람 위주로 글을 써야 한다는 점이다. 그러기 위해서는 주어를 제대로 사용하여야 한다. 과학 기술자가 쓴 글을 보면 주어가 없는 경우가 대부분이다. 읽는 사람으로 하여금 주어를 매번 짐작하게 하는 것은 글을 자기 위주로 쓰고 독자를 배려하지 아니하는 것이 된다. 주어만 분명하게 써도 글쓰는 문제의 많은 부분이 저절로 해결된다. 다음은 읽는 사람의 대상과 수준에 따라 내용을 다르게 작성하여야 한다. 실무자와 결재권자는 관심의 대상이 다를 수밖에 없다. 같은 기술 집단에게 제출하는 보고서, 일반인에게 알리는 보도자료 및 투자자에게 설명하는 투자유치서의 내용은 각각 다른 것이다. 마지막으로 자신의 박식함이나 고생은 철저하게 자제하여야 한다. 글은 상대에게 필요한 정보를 알리는 것이지 자신의 업적이나 고생을 알리는 것이 아니다. 자신이 고생한 양과 문장의 양을 비례시키는 우를 범하지 않아야 한다. 주의할 점을 구체적인 예를 들어가며 좀더 자세하게 설명하고자 한다.
주어를 제대로 사용
글쓰는 사람이 주어를 생략하여 " 여러 가지 사항을 지시하여 업무 수행에 애로가 많다"라고 할 경우 읽는 사람은 앞 뒤 문맥이나 상황을 고려하지 않고서는 문장을 이해하기가 곤란하다. 여기에 주어를 넣으면 " 정부가 여러 가지 사항을 지시하여 산하기관이 업무를 수행하는데 애로가 많다"로 되어 의미가 보다 분명하여 진다. 엉터리 주어를 쓰는 경우도 이외로 많다. 예로써 "이 보고서에서는 신규 공장의 경제성을 다루고 있다"라는 문장에서 주어는 간 곳이 없고 "보고서에서는"이 마치 주어 같은 역할을 하고 있다. 이 문장의 주어를 "이 보고서"로 하여 " 이 보고서는 신규 공장의 경제성을 다루고 있다."로 하는 것이 좋겠다. 매 문장마다 주어를 제대로 사용하게 되면 주어와 술어가 자연스럽게 호응이 된다. "원자력은 지구 온난화의 원인이 되는 탄산가스의 배출이 없다." 라는 문장에서 주어인 "원자력"과 술어인 "없다"가 서로 호응하지 않는다. 바르게 표현하려면 술어를 "없는 에너지이다"로 하여야 한다.
읽는 사람의 대상과 수준에 따라 다르게 작성
실무자와 결재권자는 관심부터 다르다. 실무자는 일의 배경, 문제점, 필요성 및 추진방법등에 관심이 많기 때문에 보고내용에도 이러한 사실을 잘 반영한다. "공작 건물은 71년에 지어져 매우 낡았고 단열재 효율도 낮아 냉난방 손실이 큼으로 빠른 시일 내에 건물 개조 공사가 필요하다. 건물주가 낡은 건물을 수리하여 에너지 효율을 높이는 경우에 에너지관리공단은 공사비의 전액을 융자하여 주기 때문에 공사가 끝나면 매년 2000만원의 연료비가 절감된다."라고 보고한다. 그러나 결재권자는 결론, 전체적인 경향이나 가격, 또는 직원사기등에 민감하게 반응한다. 다음과 같이 바꾸어 보자. "공작 건물은 매우 낡아 냉난방 손실이 연간 2000만원이 넘고 직원 불만 또한 높아 즉각적인 보수가 필요하다." 과학 기술자는 자신의 기술 분야를 알아듣는 사람이 몇 명되지 않는다는 사실을 명심하여야 한다. 한국과학기술연구소는 "디셀포비브리오로 폐수 속의 중금속 침전 성공"이라는 보도 자료를 내었으나 신문은 이를 "광산 폐수를 미생물로 정화"라고 고쳤고 방송은 아예"중금속 먹는 세균"으로 보도하였다. 내용이 너무 전문적이어서 내용 전달이 어려우면 적절한 예를 사용하여야 한다. 일전에 한국원자력연구소가 보도한 내용이다. "자유전자레이저는 레이저기술과 가속기기술이 결합된 새로운 개념의 레이저로 넓은 범위에서 연속적으로 파장을 변화시킬 수 있고 기존레이저로 얻을 수 없는 파장도 쉽게 발생시킬 수 있기 때문에 '차세대 레이저'로 각광을 받고 있다." 이러한 설명만으로는 부족하다. "이를 라디오에 비유해 보면 이제까지의 레이저는 AM주파수 몇 개만 한정적으로 사용할 수 있었는데 반하여 자유전자레이저는 FM주파수 전체를 마음대로 사용할 수 있는 획기적인 것이다"를 보태는 것이 좋다.
자신의 박식이나 고생의 언급은 자제
자신이 알고 있는 내용을 전부 나열한다고 좋은 것이 아니다. 상대가 원하는 정보만을 치밀하게 구성하여 흥미를 유지하면서 제공하여야 한다. 결재권자가 잠시 관심을 보였을 때 이때다 하고 자기의 전공 분야를 신나게 떠든 사람 치고 그 다음에도 보고 기회가 주어지는 경우를 필자는 거의 보지 못 하였다. 마찬가지로 자신이 노력하거나 고생한 내용을 보고서에 담고 싶겠지마는 꾹 참고 상대에게 필요한 내용만을 기술하여야 한다. 할아버지 고생담은 사탕이 주어질 때나 마지못해 듣는 체 하는 법이다. 친한 친구의 고생담도 공짜 맥주일 때나 듣는 시늉 정도라도 하지 자신이 술을 사면서 상대하는 바보는 없다. 읽는 사람은 까다로운 상사라는 점을 항상 염두에 둔다면 어떤 내용으로 글을 쓸 것인지가 자명하여 진다.
내용이 꼬리를 물고 물 흐르듯 해야
좋은 글은 읽는 사람 위주로 쓰여진 글이다. 읽는 사람은 앞에서 읽은 내용을 바탕으로 나름대로 생각의 흐름을 만들어 냄과 동시에 다음에 어떤 내용이 전개되리라는 기대를 가지고 있다. 따라서 읽는 사람의 생각이 자연스럽게 흘러가도록 하고, 읽는 사람의 기대에 부응하여 어휘를 고르고 문장과 문단을 구성해 나가면 좋은 글이 된다. 빗물이 모여 시내를 이루고 시냇물은 합쳐 강물이 되며 강은 바다로 이어지는 흐름을 가지고 있듯이, 어휘가 모여 문장을 이루고 문장은 합쳐 문단이 되며 문단은 면면이 흘러 결론에 도달하게 한다. 자기가 펴고자 하는 논리도 이러한 흐름에 맞추어야 설득력이 있다.
표현에 맞는 어휘는 하나
글은 어휘로부터 시작된다. 표현에 맞는 정확한 어휘를 찾아내도록 노력하여야 한다. 근대문학사상 사실주의의 창시자로 불리는 플로베르는 '하나의 대상을 가리키는 어휘는 오직 하나밖에 없다'는 의미인 일물일어(一物一語)의 원칙 아래에서 작품을 섰다고 한다. "어머니는 불교를 믿지만 나는 교회를 믿는다"의 예에서 '교회'는 '기독교'로 바꾸어야 한다. 교회는 건물이므로 믿음의 대상이 될 수 없다. "차가 막혀 지각하였다'는 '길이 막혀'로 하여야 한다. 이와 같은 예는 표현이 정확하지 않아도 그 뜻을 잘 알 수 있으나 외국회사와 분쟁이 있을 때 "그 동안 귀사가 제공한 여러 가지 지원에 감사하고 있기에 미안하지만 설비 파손에 대한 손해 청구를 하지 않을 수 없습니다."라고 영문 편지를 보냈을 때 '미안'이라는 어휘 하나로 손해 배상을 받지 못할 수도 있다. 영어에서 '미안'은 자기의 잘못을 인정하는 표현임으로 '유감'이 되어야 한다.
문장은 하나의 개념만을 담아야
어휘를 합치면 글의 기본형인 문장에 되는데 문장은 되도록 하나의 개념만을 담아야 한다. 신문기사도 '한 문장, 한 개념(one sentence, one idea)'의 원칙을 준수하고 있다.
"전셋값이 천장부지로 치솟아 서민에게 고통을 안겨 주고 있는 가운데 ㄱ 건설회사는 분양가가 기존 아파트 전셋값보다 싼 아파트를 서울에서 내어놓아 많은 사람의 관심을 끌고 있다"의 예에서 보면 한 문장에 '높은 전셋값' 과 '싼 아파트'의 개념을 담고 있다. 이 문장을 둘로 나누어 "분양가가 기존 아파트 전셋값보다 싼 아파트가 서울에서 나왔다. 전셋값이 치솟아 고통을 받고 있는 서민들은 ㄱ 건설회사가 선보인 이 아파트에 많은 관심을 표명하고 있다."로 표현하는 것이 좋다. 하나의 문장이 하나의 개념을 가지고 있기에 문장과 문장의 이음은 개념이 서로 연관성을 가지고 있어야 한다. "나는 어제 늦게 퇴근을 하였다."의 뒷문장은 "몹시 시장했다." 나 "김부장이 괜히 트집을 잡았다."가 되어야지 "이로써 야근 수당이 제법 모였다."라고 한다면 내용의 긴밀성이 뒤떨어진다.
문단은 소주제문과 뒷받침문장으로 구성
문장이 모여 하나의 문단(paragraph)을 구성하게 되는데 매 문단은 자신만의 소주제를 하나씩 가지고 있다. 그렇기 때문에 문단의 첫 문장은 소주제문이 되고 뒤이어 소주제를 지원하는 뒷받침문장들을 배치하게 된다. 다음의 예문에서 무엇이 잘못 되었을까?
"현재 전 세계적으로 에너지 소비량은 급증하고 있다. 이에 선진국들은 석탄 연료의 고갈, 이의 사용에 따른 환경오염 문제 등을 고려하여 차세대 에너지원으로의 원자력발전 기술을 확보하기 위하여 많은 노력을 기울여 왔다. 그러나 미국, 러시아, 일본 등지에서 발생한 일련의 핵 사고로 인하여 세계의 원자력 연구는 위기를 맞고 있다."
이 문단이 가진 문제점은 소주제가 무엇인지 구분하기가 어렵다는 점이다. 그 이유는 글쓰는 이가 소주제에 대한 인식을 가지고 있지 않을 뿐만 아니라 첫문장에 소주제를 넣지 않았기 때문이다. 그러다 보니 한 문단에 ' 과거의 활발한 원자력 기술개발' 과 '핵 사고로 인한 원자력 연구의 위기'를 내용으로 하는 소주제를 두 개 포함하게 된 것이다. 이 문단을 다음과 같이 고쳐 보았다. "선진국은 원자력을 차세대 에너지로 활용하기 위해 기술 개발에 많은 노력을 기우려 왔다(소주제문). 세계 에너지 소비량은 급증.....화석연료는 머지 않아 고갈.....이에 대비하여 각국은 안전성이 획기적으로 향상된 원자로를 개발.....미국은.....러시아는.....일본은.....(뒷받침문장들).
한편, 이들 나라에서 핵사고가 발생함으로써 원자력 기술개발 연구가 위기를 맞고 있다.(소주제문). TMI.....체르노빌.....도까이무라...이들 사고로 원자력에 대한 국민 감정이 악화되어.....연구개발비가 감소.....(뒷받침문장들).
문장과 문장은 각자가 가진 개념이 연관성을 가지고 있듯이 문단간의 소주제들도 서로 긴밀한 관련을 가져야 한다.
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