보도자료는 언론인이 크게 손질을 하지 않아도 기사로 쓸 수 있도록 신문 기사체로 작성한다. 좋은 사진이나 표, 그림도 언론의 보도에 도움이 된다.

예전에는 언론사에 보도를 요청하는 것이 쉬운 일이 아니었다. 보도자료도 일일이 갖다 주거나 배달을 시켜야 했다. 신문방송마다 매일 산더미 같이 우편물이 전달되고, 이런 우편물을 분류해 기자들에게 전달하는 사환들이 신문사나 방송사마다 있었다.

우편물의 시대가 가고 80년대 팩스의 시대에 이어 90년대 후반부터는 e메일이 보도자급증하고 있다.

게다가 요즘은 어느 신문의 어느 기자가 무엇을 담당하는지 인터넷만 검색해보아도 쉽게 알 수 있다. 또 해당 기자의 e메일도 기사에 나와있어 기자의 연락처를 쉽게 파악할 수 있다.

요즘은 보도자료 e메일 배포가 가장 쉽고 빠른 보도 요청 방법이 되었다. e메일이 언론 매체를 향해 열린 창이라는 것을 알게 되면서 기업 홍보실이나 기관, 단체가 언론인에게 보내는 보도자료의 숫자도 기하급수적으로 늘어나고 있다.

또한 뉴스와이어처럼 보도자료를 언론사와 포털에 전송을 대행해주는 회사도 생겨나 언론에 뉴스를 알리기가 매우 쉬워졌다.

보도자료의 위력은 기자를 상대해 본 사람이라면 쉽게 알 수 있다. 뉴스거리가 있어서 기자에게 전화를 하면 늘 바쁜 일에 쫓기는 기자는 조금 얘기를 듣다가 대뜸“보도자료가 있나요?”하고 묻는다. “e메일로 보내면 검토 한 뒤 기사화할 지를 알려주겠다”고 하고 전화를 끊는다. 없다고 하면“보도가 되기를 원하는 내용을 글로 간략하게 정리해서 e메일로 보내달라”고 한다.

언론인들은 왜 보도자료를 좋아할까? 우선 바쁘기 때문이다. 전화를 하거나 만나서 녹음을 해서 들은 얘기를 정리해 기사화하는 데는 많은 시간이 소비된다. 반면에 보도자료를 보고 그 중 중요한 핵심 내용을 정리해 기사로 만드는 데는 그다지 많은 시간이 걸리지 않는다.

기자가 보도자료를 좋아하는 또 다른 이유는 문서로 하는 커뮤니케이션이 말로 전달하는 것보다 훨씬 정확하기 때문이다.

다음은 보도자료 통신사 뉴스와이어가 기업회원에게 권장하는 보도자료 작성요령이다.

보도자료는 신문 기사체로 작성한 뉴스입니다. 보도자료를 만들 때에는 아래의 사항에 주의하시기 바랍니다.

1. 간명하고 함축적인 제목
보도자료에서 가장 중요한 것은 제목입니다. 독자는 보도자료의 제목만 보고 이 글을 읽을 지 여부를 결정하게 됩니다. 특히 인터넷 뉴스의 경우 더욱 더 그렇습니다. 따라서 보도자료의 제목은 고속도로의 표지판처럼 몇 글자만으로 무슨 얘기인지 금세 알 수 있어야 합니다. 보통 신문의 제목은 길어야 20글자이므로 제목은 짧아야 합니다.

2. 문어체 보다는 구어체로 작성
말을 하듯 글을 쓰는 것이 중요합니다. 공식적인 뉴스라고 해서 한자어를 남발해 문어체로 작성하면 내용이 어려워집니다. 또 뉴스가 생생하게 전달되지 않습니다. 특히 독자는 딱딱한 문어체 제목보다 직설적인 구어체 제목에 더 눈이 끌린다는 점을 명심해야 합니다.

3. 사건의 의미와 중요성 강조
보도자료를 쓰는 이유는 대중과 언론이 알아야 할 어떤 사건이 발생했기 때문입니다. 사실의 전달도 중요하지만, 보도자료 내에 이 사건에 대해 주변 사람들이 왜 관심을 가져야하는 지에 대하여 충분한 설명이 있는지 확인해 보기 바랍니다.

4. 첫 문장은 완결성을 지녀야
기사의 첫문장을 흔히 리드(lead)라고 부릅니다. 뉴스에서 첫 문장은 대단히 중요합니다. 첫문장만 읽어보아도 전체의 내용이 한눈에 들어오도록 작성해야 합니다. 그래야 독자는 뉴스의 전체 내용에 대하여 감을 잡고 다음 문장을 읽을 지 여부를 결정합니다. 그러나 기획성 보도자료의 경우 전체 내용을 함축한 첫문장 대신에 독자의 호기심을 이끌어내는 첫문장을 도입하는 것도 가능합니다.

5. 본문은 역 피라미드 형식으로
보도자료는 반드시 역 피라미드 형식으로 작성해야 합니다. 가장 중요한 정보를 앞부분에 쓰고 뒤로 갈수록 덜 중요한 내용을 나열하는 방식을 역 피라미드 형식이라고 합니다. 보도자료나 기사가 긴 경우 언론인이나 편집자는 기사를 뒤부터 자르게 됩니다. 독자역시 제목과 기사의 앞부분을 읽다가 흥미를 느끼지 못하면 다른 기사를 보게 됩니다.

6. 과장하지 말고 진실에 충실해야
보도자료는 뉴스와 인터넷을 통해 전국은 물론 전세계에 알려지므로 거짓이나 과장은 금세 들통 나게 됩니다. 욕심이 앞서 보도자료에 허위 사실을 담았다가 신뢰성에 큰 타격을 입는 경우가 종종 있습니다. 특히 언론인은 설득력 있는 근거를 제시하지 않고‘최고의’ ‘혁명적인’ ‘최초의’ 같은 형용사나 수식어를 남발한 보도자료를 신뢰하지 않습니다.

7.독자의 입장에서 쉽게 작성
보도자료를 작성할 때 가장 유의해야 할 점은 발표자의 입장이 아닌 독자의 입장에서 글을 써야 한다는 것입니다. 보도자료를 작성하다보면 자신을 홍보하는데만 사로잡혀 독자가 어떤 정보를 가치있게 느끼는지 생각하지 못하는 경우가 많습니다. “이 글이 대중의 삶과 어떤 관련이 있고 어떤 영향을 미칠 것인지 제대로 알려주고 있는가?”를 보도자료를 만들면서 계속해서 되묻기 바랍니다. 특히 난해한 전문 용어는 대중의 관심에서 멀어지는 것을 자초하는 지름길이라는 것을 명심해야 합니다.

8. 6하 원칙에 따라 핵심내용 요약
보도자료에는 누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜 했는지에 대한 정보가 반드시 포함돼야 합니다. 6하 원칙은 뉴스보도의 기본입니다. 보도자료를 작성을 한 뒤 이중 하나라도 빠진 것이 없는지 꼼꼼히 점검하기 바랍니다.

9. 핵심이 무엇인지 분명히 해야
보도자료는 핵심내용이 무엇인지 분명히 나타나 있어야 합니다. 이런 얘기 저런 얘기를 일관성 없이 나열하는 것은 바람직스럽지 않습니다. 할 얘기가 아무리 많다 하더라도 이 가운데 무엇이 핵심내용인지 분명히 하고 보도자료를 작성해야 합니다.

10. 문장은 짧아야
신문사나 방송사 데스크는 늘 기자에게 문장을 짧고 명료하게 쓰라고 주문합니다. 그래야 독자가 읽기 쉽고 뜻이 분명해지기 때문입니다. 신문 기사의 경우 한 문장의 평균 글자수가 60자 정도 입니다. 보도자료도 이 숫자에 맞추는 것이 바람직합니다. 자꾸 글이 길어질 때에는 한 문장에 한 개의 아이디어만 담는다고 생각하고 문장을 만드는 것이 좋습니다. 두개의 아이디어를 하나의 문장에 담는 복문은 피해야 합니다.

11. 긴 보도자료는 본문과 해설로 분리
보도자료의 본문은 A4용지 한 페이지를 넘기지 않는 것이 좋습니다. 신문에 실리는 뉴스를 보면 A4 한 장 이상의 기사는 거의 없습니다. 다만 전문지나 잡지의 경우는 긴 기사를 쓰는 경우도 있습니다. 이를 감안해야 한다면 본문 뒤에 해설이나 참고자료 또는 용어설명을 붙여주는 것이 좋습니다.

12. 코멘트는 신뢰성을 높여
뉴스의 신뢰성을 높이는 가장 좋은 방법은 관련된 인물의 코멘트를 보도자료에 넣는 것입니다. 보도자료에 “ ” 같은 인용 부호를 넣어 사장, 임원, 개발책임자, 기관장의 코멘트를 넣으면 언론인과 독자는 훨씬 내용에 신뢰감을 갖게 됩니다. 이름을 밝히지 않고 OO업체 관계자 같은 용어를 쓰는 것은 신뢰성을 약화시킵니다. 코멘트를 붙일 때 명심해야할 것은 그 인물이 해당 분야에 대해 전문가적인 식견을 갖고 있다는 것을 느낄 수 있게 붙여야 합니다. 대체로 전문가적인 식견을 느끼게 해주는 코멘트는 사건의 의미와 전망을 담는 것인 경우가 많습니다.

13. 사진도 뉴스가치를 판가름.
지금은 비주얼 시대입니다. 신문의 편집자는 하루 종일 독자의 눈을 오래 잡아놓을 수 있는 비주얼한 지면을 꾸미기 위해 고민합니다. 그러다 보니 별 내용이 아닌데도 사진이 좋아 기사화되는 일이 자주 벌어집니다. 신문 편집자의 눈은 아주 까다로우므로 사진은 전문가가 촬영한 것을 쓰는 것이 좋습니다. 특히 인물이나 물건을 찍는 경우에는 조명에 따라 분위기가 전혀 달라지므로 스튜디오에서 촬영을 하는 것이 좋습니다. 원리를 알기 쉽게 설명한 그래픽이나, 연도별 추세를 나타낸 그래프나 도표를 준비하면 더 의미가 명확하게 전달됩니다. 뉴스와이어의 장점은 좋은 보도자료 관련 사진을 언론인이 쉽게 검색해볼 수 있게 한 것입니다.

14. 평범한 텍스트 파일이 바람직
일반적인 보도자료는 보도문과 사진으로 구성됩니다. 보도문은 e메일 프로그램에서 첨부파일을 열지 않아도 메일의 본문에서 바로 볼 수 있도록 하는 것이 가장 좋은 방법입니다. 그래야 언론인이 한눈에 신속하게 내용을 파악할 수 있기 때문입니다. 간혹 멋있게 보이기 위해 사진과 글을 조합해 보도자료를 만드는 경우가 꽤 있습니다. 하지만 언론인은 이런 보도자료를 기피합니다. 글과 사진을 섞어 놓으면 언론인이 포토샵 같은 프로그램을 써서 사진을 분리해 내느라 애를 먹기 때문입니다. 보도문을 첨부하지 않는 것이 불안하다면 보도문을 e메일에 본문으로도 넣고 첨부도 하는 것도 방법입니다.

15. 문의처, 회사소개, 웹주소 기재
보도자료에는 반드시 발표 담당자 이름, 전화번호(또는 이메일)가 기재되어 있어야 합니다. 그래야 언론인이 내용을 확인하고 궁금한 것을 물어볼 수 있습니다. 요즘에는 보도자료에 웹사이트와 간단한 회사 소개글까지 붙이는 것이 보편화되고 있습니다.

16. 키워드를 보도자료에 삽입
뉴스와이어는 보도자료를 대형 포털에서 볼 수 있는 시대를 열었습니다. 포털에 전송된 보도자료는 키워드에 의해 검색돼 대중에게 노출될 가능성이 높습니다. 따라서 보도자료를 작성할 때에는 대중이 잘 사용하는 적절한 키워드를 넣어서 작성하는 것이 좋습니다.

[보도자료 표준 형식 사례 ]

뉴스와이어, 야휴 뉴스에 ‘보도자료 속보’ 제공
제휴 포털과 언론사 15곳으로 늘어나

서울, 2005년5월4일--코리아뉴스와이어(대표 고미재)는 야후코리아(대표 이승일)와 제휴해 야후 뉴스 코너에 보도자료 속보를 제공한다고 4일 발표했다.

이번 제휴로 야후의 이용자들은 기업과 정부부처, 단체 등이 뉴스와이어를 통해 발표하는 하루 300-400개의 보도자료를 발표 즉시 쉽게 볼 수 있게 됐다. 또한 야후의 검색엔진을 통해 보도자료를 쉽게 검색할 수 있게 됐다.

보도자료는 기업이나 기관이 보도를 요청하면서 언론인에게 배포하는 언론 발표문이다. 뉴스와이어는 이 발표문을 원문 그대로 뉴스 서비스하기 때문에 신속하고 정확한 뉴스 속보를 제공한다. 또한 지면과 시간의 제약 때문에 신문, 방송에 보도되지 않거나 내용 중 일부만 보도됐던 뉴스도 그대로 보여주기 때문에 홍보에 도움이 된다.

코리아뉴스와이어 고미재 대표는 “한국의 대표적인 포털사이트인 야후가 보도자료 원문 뉴스 서비스를 시작함으로써 보도자료 원문 뉴스가 새로운 뉴스의 장르로 확고히 인정을 받게 됐다”고 말했다.

미국의 야후, MSN, 구글, AOL 등 주요 포털도 뉴스와이어와 같은 보도자료 통신사와 제휴해 보도자료 뉴스 속보를 제공하고 있다.

야후와의 제휴로 뉴스와이어를 통해 보도자료 뉴스를 제공받는 포털은 파란, 네이트, 드림위즈 등 4곳으로 늘어났다. 또한 뉴스와이어에 게재되는 보도자료는 구글, 엠파스의 검색엔진에도 자동 등록된다. 뉴스와이어는 또한 중앙일보, 매일경제, YTN 등 9개 언론사와도 제휴해 보도자료 서비스를 제공하고 있다.

고미재 대표는 "뉴욕타임스는 전체 기사의 60%, 월스트리트저널은 전체 기사의 70%가 보도자료를 인용해 뉴스를 생산하고 있다"며 "보도자료는 가장 정확한 뉴스 소스여서 국내 언론사의 경우도 보도자료를 인용한 뉴스의 비중이 갈수록 높아지고 있다"고 말했다.