간단한 프리젠테이션 기법

출처 : 휴넷 작성일자 

- 내용준비 -
아마 여러분은 이런 경우를 겪은 적이 있을 것이다. 어떤 사람이 45분동안 발표를 했다. 듣고 있을 때는 그 사람이 무슨 말을 하는지 알 것 같고, 그럴듯하게 생각되기도 했다. 그런데 끝나고 난 후 요점이 무엇인지 왜 그런 말을 했는지 잘 알 수 없는 경우 말이다.

중요한 것은 포인트가 있어야 한다는 점이다. 물론 세 개 이상은 포인트는 사람들이 기억하기 힘들다. 따라서 1~3개 정도의 주요 포인트를 중심으로 프리젠테이션을 구성하되 다음의 간단한 공식을 이용한다.

1. 자기소개를 하고 주요포인트 설명
2. 포인트를 뒷받침해 줄 근거 제시
3. 포인트를 다시한번 말하거나 요약하고 마무리

프리젠테이션의 구성에서 사람들이 가장 많이 하는 실수는 주제의 범위를 넓히거나 주제에서 벗어나는 것, 세부적인 내용을 너무 많이 설명한다는 것이다. 머리가 아주 좋고 동기가 남달라 꼼꼼히 필기하는 사람이 아니라면 대부분 잊어버릴 내용들이다. 자세한 걸 이것저것 설명하면 듣는 사람들은 금방 잊어버릴 뿐 아니라 지루해 한다. 그리고 주제에서 벗어난 이야기는 듣는 사람들이 시간을 낭비하는 것과 같다.

- 시각적 보조자료 -

회사에서의 프리젠테이션에는 시각적 자료가 필요한 경우가 많다. 또한 이를 이요하면 프리젠테이션의 전달력이 커지고 사람들의 집중력이 분산되는 것을 막을 수 있다.

시각자료를 구성할 때의 중요한 규칙은 바로 '단순하게 하라'는 것이다. 그러나 가장 중요하지만 가장 많이 어기게 되는 규칙이다. 복잡함은 전달력을 떨어뜨리는데도 많은 사람들이 복잡한 것을 고집한다. 간단한 그림, 막대차트, 파이차드, 아주 간단한 표를 사용하라.

또하나, 시각자료를 너무 많이 이용하지 말라는 점이다. 슬라이드는 2분에 한 번씩 바꿔주는게 적당하다. 45분 발표라면 20개 정도가 적당하다. 45분에 40장의 슬라이드를 보여주는 것은 아마추어들이나 하는 행동이다.

- 프리젠테이션 준비 -

1. 언제든 참고할 수 있도록 인덱스카드에 프리젠테이션 내용을 적어둔다.
   그러나 그것을 읽는 것은 금물. 십중팔구 청중을 지루하게 만들 것이다.
2. 프리젠테이션을 여러번 연습한다.
3. 전날밤 휴식을 충분히 취하고, 다음날 예정시간보다 최소한 한 시간 먼저 도착하라.

- 청중 앞에서 -

1. 목소리는 방의 뒤쪽을 향해 내보내라.
   목소리가 너무 작으면 마이크를 사용하는 게 좋다.
2. 두 손은 편안히 앞으로 올려라.
   그러면 자동적으로 손을 움직이게 될 것이다.
3. 한 번에 한 명씩 돌아가며 방에 있는 사람들과 눈을 맞춰라.
  그러나 노려보지는 않도록 한다.
4. 질문은 프리젠테이션이 끝난 다음에 받겠다고 말한다.
  대게 그때그때 질문을 받는 것보다 훨씬 효과적이다.
  아니면 새로운 주제로 넘어갈 때 질문이 있는지 물어본다.

자료원: 미래CEO를 위한 완벽 MBA코스

프리젠테이션의 기본 기법

  출처 : 한신대 경영학부 오창호교수

효과적인 프리젠테이션

- 설득과 공감의 기술 -

프리젠테이션의 목적

문제를 제시한다.

문제의 해결방법을 제시한다.

청중에게 그 해결법을 사도록 설득한다.

프리젠테이션의 일반적 지침

보다 전문적인 프레젠테이션을 계획 및 조직하라.

긍정적인 인상을 창출하라.

보다 자연스럽고 여유 있게 진행하라.

명확하고 설득력 있게 생각을 전달하라.

중요한 아이디어를 명확하게 밝혀주어라.

청중들의 마음 내면에서 제기된 질문들에 대해 잘 답변하게 해주어라.

구체적인 실천을 할 수 있도록 동기부여 하라.

효과적인 준비가 성공의 첫걸음

우선 듣는 사람들을 연구한다.
- 어떤 사람들이 청중으로 참여하는가 ?
    이들의 지식수준과 경험수준은 ?
- 이들의 관심사항은 무엇인가 ?
    어떤 관점을 갖고 있는가 ?
- 투자자의 경우 무엇을 들으러 올 것인가 ?

보다 효과적으로 아이디어 및 준비자료를 정리한다.
- 하고 싶은 이야기를 청중에게 맞추어 발표기획을 한다.
- 필요한 자료와 보조물들을 수집하고 정리한다.
- 사례, 증거자료, 통계 및 시각자료를 적극적으로 활용한다.

프레젼테이션을 극화할 수 있는 보조자료를 활용한다.
- 말쑥한 옷차림과 깔끔한 보고서는 기본
- 발표내용과 관련된 의상, 악세서리, 보조물, 실연자료/모형

프리젠테이션 준비시 유의할 점

체계적인 발표준비
- 프레젼테이션의 이유 / 얻고자하는 결과를 다시 한번 명확히
- 초안을 미리 잡을 것 : 서론/본론/결론의 구성 등 체계를 갖추고, 특히 핵심내용의 배치에 신경 쓸 것
- 청중의 동기와 이해력을 기준으로 구성/설명할 것
- 설명의 흐름을 미리 구성하고 이에 필요한 자료를 준비할 것
- 예상되는 질문을 만들어 대비할 것

발표시간의 고려
-  발표시간에 맞춘 내용준비 : 요점을 정리할 수 있어야 한다.

프리젠테이션물 작성의 포인트(1)

한 화면에 너무 많은 것을 넣으려고 하지 말 것
- 모두가 볼 수 있도록 충분히 커야 하며, 자세한 내용보다는 요점/요약을 넣을 것
    (한 화면당 6-7 줄 정도가 기본)
- 표나 그림도 너무 작아 볼 수 없는 경우 효과가 반감됨

숫자/통계자료를 적극적으로 활용할 것
- 숫자가 주는 신뢰감/명확함 : 많은 < 10명중 7명은…
- 그러나, 너무 많고 복잡한 숫자나열은 피한다.

하나의 그림이 열 마디를 한다.
- 주의를 집중시키고, 내용을 요약하고, 쉽게 설득시킨다.
- 가능하면 단순한 그림/도표를 만든다.

프리젠테이션물 작성의 포인트(2)

시각적인 일관성을 유지한다.

중요한 곳/강조하는 곳은 별도표시를 한다.

색, 글꼴이나 특수효과를 너무 많이 사용하지 않는다.
- 현란하고 불안정한 느낌의 색 사용, 많은 글꼴
- 너무 요란한 특수효과 : 정신없는 움직임, 시끄러운 소리

각종 멀티미디어 자료의 활용을 검토한다.
- 동영상, 음향 등

오자/탈자는 성의와 신뢰성에 의심을 가게 한다.

프리젠테이션의 최종준비

프리젠테이션 장소와 환경을 미리 파악할 것
- 발표장의 크기, 사용가능한 도구, 스크린의 크기
- 마이크 필요여부, 도구의 배치, 조명/밝기
- 소음, 전망, 입구 등

항상 비상발표물을 준비할 것 
- 여벌의 파일카피, 다른 도구(OHP)용 발표자료

미리 리허설을 반드시 해 볼 것
- 시간, 언어, 진행절차 등이 점검

내용전개를 요약한 메모를 준비할 것

프레젠터(발표자)가 핵심

발표자가 프레젠테이션의 핵심이다
- 편안하면서 신뢰를 주면서도 아이디어가 정확하고 직접적이고, 만족스럽게 전달되어야 한다.
- 옷차림과 머리모양에 신경 쓴다.

우선 말의 억양과 톤을 결정한다.
- 기분 좋게 말하고 행동한다.
- 자연스럽게, 확신 있게 말하라

확신과 통제력, 성실성을 보여주어야 한다.
- 발표에 흥미를 갖고 발표내용이 중요하다는 확신을 갖도록 해야 한다.
- 융통성 있고 재미있게 프레젠테이션 하라.
- 자신을 유능하다고 생각하라. : 가장 중요한  것은 "열의"
- 실패유형 :  겁먹은 토끼형(자신감결여), 얼렁뚱땅형(중요성 전달실패), 얼어버리는 형(부자연스러움),  노점상형(지나친 행동)

청중과 친밀감을 형성한다.

프리젠테이션 진행의 단계
 
도입부분 : 청중을 이끌어가라
- 청중은 준비가 안되어 있다 : 처음에는 신기한 이야기나 유머로 청중의 마음을 열어라.
                                발표주제와 관련된 이야기면 더 좋다.

본론초기 : 활발한 상상력을 발휘하라
- 발표주제를 명확하게 전달하고 중요하게 느끼게 하라

본론핵심부 : 의미하는 바를 말하라
- 발표의 핵심주제를 정확하고 분명하게 전달하라.

본론마감부 : 아이디어를 팔아라.
- 핵심주제를 입증하고 폭넓은 설명을 하라.
- 표, 그림, 권위 있는 정보를 인용하여 설득하라.

마무리 : 행동을 취하게 하라
- 완결감을 주면서 중요한 메시지를 다시 한번 강조하라.
- 청중이 무엇을 해야 할지 분명하게 제시하라.

무대 공포증 퇴치법

약간의 긴장은 유익하다. 그러나…

무대공포증은 자기중심적이다
- 청중은 당신이 성공하기를 바란다.
- 청중은 당신이 염려하는 것을 알지 못한다.
- 청중을 개인으로 취급하라

자신감 회복법
- 자기긍정과 심상 화
- 스트레스를 물리치는 운동 : 심호흡, 체조, 근육풀기
- 긴장된 모습을 보이지 말 것
- 준비가 최선, 중요한 부분의 메모, 분할해서 정복

효과적인 전달을 위한 언어선택

가장 간결하면서도 직접적인 어휘를 사용하라

연설투보다는 대화식으로 이야기하라.

짧은 문장을 사용하라(15단어이하)

유머를 활용하라.

생동감 있는 어휘, 직유, 유추를 사용하라

어려운 특수용어나 속어사용을 피하라

말하는 속도와 강약을 조절하라
- 빨리 말하는 경우 실수하기 쉽고 자신감이 없어 보인다.

무의미한 되풀이 언어를 피하라 : 에----

효과적인 전달을 위한 도구사용

주목할 수 있는 환경조성
- 조명, 의자배치, 연단위치조정

화면과 칠판, 발표자의 위치
- 서로 중복되지 않고 효과적으로 결합되도록

포인터의 사용

OHP인 경우의 효과적 사용법
- 미리 테두리를 만들어 놓는다 / 순서기입
- 순서에 따라 보여준다.
- 중요한 부분을 직접 표시/가필

연단에 너무 의지하기보다는 적절한 접근/이동

진행중의 체크포인트 (1)

너무 많은 것을 이야기하려하지 말고 중요한 것에 초점을 맞추어라
- 내용별로 꼭(해야 할 것), 필요(하지만 생략해도 되는 것), 가능(하면 언급)의 등급을 매겨놓는 것도 필요하다.

발표문을 그대로 읽는 것은 피한다.
- 이해부족/자신감결여/능력부족을 암시
- 중요단어/요점 중심으로 대화식으로 전개한다 : 지정해서 질문하기

발표시의 태도/행동이 많은 것을 이야기 해준다.
- 곧바로 서서, , 머리를 치켜 올려, 끊임없는 미소로, 적절한 성량으로
- 시선을 중시하라 :  발표자료가 청중이 아니다, 자신감, Eyc Contact
- 적절한 제스츄어를 사용한다 : 주먹쥠, 위를 쳐다봄, 지폐찢기.
- 움직임, 자세나 다리/손의 위치에 신경쓴다.
- 안절부절하는 손, 주머니에 들어간 손, 지나친 움직임

진행중의 체크포인트 (2)

청중의 반응을 모니터링한다.
- 청중의 바디랭귀지를 이해한다.
- 반응을 보면서 프레젠테이션을 조정한다.
- 피곤하기 전에 종료한다.

남은 시간에 따라 발표내용을 조정한다.
- 많이 이야기 했다고 설득되는 것은 아니다.
- 진행내용의  "꼭-필요-가능"에 따라 조정한다.

청중의 질문을 능숙하게 받는 법
- 질문의 규칙을 미리 알린다.
- 질문은 관심을 갖고 듣고 메모하며, 겉치레 인사를 한뒤 전체청중을 대상을 대답한다.
- 예상질문을 생각하고 미리 답을 준비하되, 모르는 경우 나중을 약속

발표자료는 나중에 배포한다.
- 사전배포시 자료만 들여다보게 된다.