작성시 포인트와 사례
1. 비즈니스 문서작성의 포인트
비즈니스 문서작성의 포인트라고 생각할 수 있는 핵심을 기재하면 대략 다음과 같은 것들을 들 수 있다.
① 통일성⇒문서에는 통일성을 필요로 한다. 특히, 주요부에 관하여는 통일성이 없으면 문서작성의 목적을 달성할 수 없게 된다. 또 용어나 용지에 관하여도 통일되게 사용할 필요가 있다.
② 관련성⇒문서의 내용은 모두 관련성이 있는 내용으로 모아져 있다. 앞 뒤 관계가 맞지 않거나 후기 등으로 기재하고, 후기가 없거나 하면 아니된다.
특히, 문장이 길어지거나 문서 그 자체가 양이 많을 경우 관련성에 관하여 잘 확인하고 서로 관련하여 기재하지 않으면 안 된다.
③ 간결성⇒비즈니스 문서는 간결하게 기재하여야 한다. 문장을 간결하게 하는 일은 길게 하는 것보다 어렵다. 짧은 문장으로 많은 내용을 전달하여야 하기 때문에 간결한 문장을 기재하기란 그리 쉬운 일은 아니다. 또한 문장을 간결하게 기재하다보면 간결화한 문장으로는 전달하고자 하는 내용의 의미를 제대로 전달할 수 있을까 하는 염려도 생기게 된다. 그러나 평소에 간결한 문장의 기재연습과 각 형태에 따른 전체내용을 파악하고 이를 요약하여 간결하게 하는 방법을 생각해두면 그리 큰 문제는 되지 않는다.
사령의 문장이나 등기용어는 간결한 문장을 사용하는 전형적인 것으로 그 내용의 기재요령에 관하여는 이미 많이 쓰여지는 문구를 유효 적절하게 사용하여 그 형태에 맞게 기재하여야 한다.
④ 명확성⇒문장은 의미가 잘 통하지 않은 문장이 되면 안 된다. 그것도 상대에게 완전히 의미가 통하지 않으면 비즈니스 문서라고 말하기 어렵다.
문장의 내용은 명확하여 그 전달하고자 하는 내용을 명확하게 전달되게 기재하지 않으면 안 된다. 이것은 설명적이나 해설적인 것과는 다르다. 공통한 용어를 사용하여 발신자의 의사나 연락사항을 정확히 전달하기 위하여 필요로 하는 것이고, 또 문장이 길어져 이해하기 어려우면 안되므로 이점들을 주의하여 기재하여야 한다.
⑤ 충분성⇒비즈니스 문서는 그 내용에 관하여 충분히 검토?확인하여 오류나 누락이 없는 충분한 것이 되지 않으면 안 된다.
회의장소가 없거나 마감일이 써있지 않는 등의 오류나 누락을 막기 위하여 발신하기 전에 요점만이라도 잘 확인한 후 미비점이나 누락 등을 보충하여 발송하여야 한다. 또한 비즈니스 문서는 기록에 사용되는 일도 있다. 이는 회람문서와는 다르게 발신한 이상 돌아오지 않기 때문에 보존되어 있는 것도 생각해 충분성을 잘 확인해 두어야 한다.
이상에서 설명한 바와 같이 5개의 원칙적인 일은 서로 관련되어 있고, 또 그 중요성이 크므로 하나하나 체크해보는 것에 따라 서로의 검증이 되는 것이기도 하다.
한편, 위 기재의 원칙적인 사항은 아니지만 오자, 탈자에도 주의를 기울여야 한다. 애써서 쓴 문서도 오자가 있으면 신뢰성을 잃고 더나아가 날짜나 중요한 문구에 오자나 탈자가 있어 그 의미 등이 바뀌는 경우가 있으므로 이 또한 반드시 확인하는 것이 중요하다.
참고로 문서는 예법을 중시하여 기재하되 문장은 알기 쉽고 명료하게 실용을 기하되 현대적으로 문장을 작성하여야 한다. 또 사무용 문서 등은 신속성을 필요로 하므로 신속?정확하여야 하고 후일 이를 기록하거나 증명하여야 하는 등의 절차가 필요한 문서이므로 기록 및 증명의 제공과 확인의 제공에 필요한 법률적 문서로서의 형식을 갖추어 기재하여야 한다.
2. 주요부에 관한 예문
① 통지?안내서
[외부용]
본사옥이전의 건
근자 귀사의 번창하심을 기원합니다. 평소에 각별히 후원하여 주셔서 깊이 감사드립니다.
아뢰올 말씀은 당사 신사옥 완성에 따라서 다음과 같이 이전하여 업무를 개시하게 되었습니다.
신사옥은 최신 건축기술을 이용하였기 때문에 여러분에게 보다 나은 서비스 제공에 도움이 되리라 생각됩니다.
아무쪼록 이후에도 변하지 않는 많은 지원을 부탁드립니다.
-다 음-
1. 주소지:○○시 ○○구 ○○동 ○번지
2. 업무개시일:20○○년 ○월 ○일
3. 전화번호:별첨(조직별 전화번호 일람표)
4. 기 타
-이 상-
[내부용]
본사옥이전의 건
이번에 당사 신사옥완성에 따라서 본사 업무를 다음과 같이 행하게 되었기에 관계하는 곳에는 연락주십시오.
-다 음-
1. 소재지:○○시 ○○구 ○○동 ○번지
2. 업무개시일:20○○년 ○월 ○일
3. 전화번호:
4. 기 타
-이 상-
② 보고서
[내부용]
출장보고
1. 목적:○○의 조사 및 ○○의 견학
2. 일정:○월 ○일(목) ○○회 출석
○일(금) ○○의 견학
○○일(토) ○○의 조사
3. ○○회의 개요
(1) 출 석
별지와 같음
(2) 의 제
(3) 결 론
4. ○○의 견학
5. ○○의 조사
-이 상-
③ 사 례
[외부용]
귀사의 번영을 기원합니다.
이전 본사에서 의뢰한 ○○자료의 제공협조 요청건에 관하여 귀사에서 협조하여 이를 신속히 받을 수 있어 감사드립니다.
귀중한 ○○의 자료로서 유용하게 활용하겠습니다.
서둘러 사례 올리겠습니다.
다시 한 번 감사드립니다.
④ 의뢰서
[외부용]
입춘지절을 맞이하여 평소에 각별한 호의에 뜨겁게 감사드립니다.
이전에 전화로 부탁받았던 귀사 ○○의 ○○에 관하여는 다음의 예정과 같이 시행하고자 하오니 바쁘시더라도 이에 협조 부탁드립니다.
-다 음-
1. ○○예정일:20○○년 ○월 ○일
2. 희망장소:○○시 ○○구 ○○동 ○번지
3. 인원:○○ 제1과장 외 5명(계 6명)
-이 상-
⑤ 문안인사
[외부용]
배계 이번 ○○○에 관하여는 ○○○때문에 ○○가 ( ) 일으켜 그것 때문에 상당한 손해를 입은 일을 알고 있습니다.
귀사의 손해상황은 상당히 근심걱정하고 있습니다. 이에 담당원 일동이 문안드립니다.
이번의 재해에 관하여는 직접 찾아뵈야 합니다만 먼저 서면으로 문안드립니다.
아무쪼록 용기를 잃지 않기를 바랍니다.
⑥ 소 개
[외부용]
천고마비의 계절을 맞아 귀사의 번영을 기원합니다.
금번 당사 ○○부 ○○과 ○○○ 계장이 이번 ○○에 출장하게 되었습니다. 마침 귀직하게 되어 ○○의 실태에 관하여 귀사의 의견을 경청하고 싶습니다. 배려 받을 수 있도록 부탁드립니다.
안녕히 계십시오.
⑦ 초 청
[외부용]
제○회 ○○회의 개최에 관하여
신록의 계절을 맞아 귀사의 발전을 기원합니다.
금번 회의에 관하여 다음과 같이 개최함을 알려 드립니다.
귀사의 참석 여부(사정)를 ○월 ○일까지 연락 받을 수 있도록 부탁드립니다.
감사합니다.
-다 음-
1. 개최일시:20○○년 ○월 ○일
오전 ○시부터 약 ○시간
2. 의 제:○○○
3. 장 소:당사 제1영업부 회의실(2F)
-이 상-
[내부용]
예산회의 개최의 건
예산회의를 다음과 같이 개최하게 되었으므로 담당자의 출석을 부탁드립니다.
-다 음-
1. 의 제:20○○년도 예산협의
2. 일 시:○월 ○일 ○시 ○분～○시 ○분
3. 장 소:○○회의실
4. 자 료:당일 배포예정
⑧ 증명서
[외부용]
증 명 서
주소 ○○시 ○○구 ○○동 ○번지
성명 ○ ○ ○
상기자는 ○○○에 근거하여 ○○○으로 있는 것을 증명합니다.
발행 연월일:20○○년 ○월 ○일
유효기간:20○○년 ○월 ○일
주 소 ○○시 ○○구 ○○동 ○번지
발행자명 ○ ○ ○ ?
※즉, 상기자는 본사 ○○부 ○○과에 현재 근무하고 있는 자임을 확인합니다. 등
[출처] 지퓨어
"쇼핑몰·홈페이지·오픈마켓
블로그·페이스북·이메일 등의 각종 마케팅 글쓰기, 각종 광고, 영업, 판매, 제안서, 전단지 반응율 3배×10배 이상 높이는 마법의 8단계 공식" |
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