직장인들의 새로운 고민거리, 프레젠테이션. 날이 갈수록 프레젠테이션을 할

기회는 늘어나지만, 어디서 딱히 배울 수도 없는 게 프레젠테이션의 비법이다. 

이승일씨(경희대 한의학과 대학원 졸)가 제시한 프레젠테이션

필살기(필히 마스터해야 살아남는 기술)를 알아 본다.

 

◆ 시간 설계가 가장 중요

정해진 시간 안에 진행해야하는 게 프레젠테이션의 숙명.

주어진 시간보다 다소 짧게 프레젠테이션이 끝날 수 있도록 하라.

시간 독촉을 받기 시작하면 프레젠테이션을 하는 사람이나 듣는 사람이나

프레젠테이션에 집중할 수 없다.

1페이지당 30초 정도로 계산하면 전체적인 프레젠테이션의 흐름을 매끄럽게

이끌어갈 수 있다.

 

◆ 프레젠테이션 환경을 미리 조사하라

프레젠테이션을 진행할 장소나 그곳의 장비 상황들을 사전점검하라.

준비한 내용을 얼마나 적절하게 전달할 수 있는지 미리 점검해야 한다.

한번이라도 직접 가본 곳에서는 불안감이나 긴장도가 줄어드는 효과도 함께

기대할 수 있다.

 

◆ 결론→본론→결론의 구성

프레젠테이션 초반부터 청중을 사로잡지 못한다면 절반은 실패한 셈이다.

초반에 결론을 전달하고 이에 대한 설명을 한 다음 다시 한번 결론을 강조하는

패턴이 성공 프레젠테이션의 비밀이다.

 

◆ 키워드는 3~4개로 제한해라

정해진 시간 안에 전달하고 싶은 내용을 모두 전달하려면 그 중에서도

가장 강조해야 하는 것,

가장 깊은 인상을 남길 수 있는 내용만을 선택해야 한다.

 

◆ 청중의 니즈(needs·수요)를 파악하라

프레젠테이션은 자신을 위해 하는 게 아니라 듣는 사람들에게 자신의 생각이나

필요한 정보를 전달하는 작업이다.

청중이 무엇을 원하는지 미리 조사하고, 프레젠테이션에서 전달하고자 하는

내용을 그 니즈에 맞춰 재구성한다.

 

◆ 적절한 이미지를 사용하라

메시지를 추상적인 어휘로 설명해봐야 듣는 사람 입장에서는 알 수가 없다.

물론 기억할 수도 없다. 메시지를 구체화할 수 있는 방법을 강구하라.

적절한 이미지나 다이어그램으로 비주얼한 프레젠테이션이 되도록 한다.

청각과 함께 시각적인 자극을 함께 주면 이해하기도 쉽고 청중들이 기억할

확률도 높아진다.

 

◆ 공포감을 극복하라

청중 앞에 서는 불안감을 없애지 않으면 아무리 좋은 자료를 준비했다하더라도

별 소용이 없다.

거울을 보면서 자신있는 표정을 연습하고, 좋은 결과가 나올 것이라고

자기 최면을 건다.

단상에서 할 말을 잊을지 모른다는 등 막연한 불안감은 뇌리에서 깨끗이,

정말 깨끗이 지워라.

 

◆ 인터넷을 활용하라

준비된 자료에만 만족하지 말고, 인터넷에서 필요한 정보와 관련 이미지를

검색해보라. 준비된 자료보다 더 좋은 이미지나 정보가 나오면 과감히 새로운

것으로 바꿔보도록.

독특한 파워포인트 배경 화면도 인터넷을 통해서 구할 수 있다.

 

◆ Q&A에 대처하라

Q&A에서 나올 수 있는 질문 리스트를 만들고 미리 답변도 준비해둔다.

모든 질문을 예상할 수는 없겠지만, 준비한 질문 중 하나라도 건진다면 자신감을

얻을 수 있고, 미처 준비하지 못한 나머지 질문에 대해서도 여유있게 대처할 수

있다.

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   [유머도 성공적인 프리젠테이션을 위한 필수품]
 
 

기업을 비롯한 모든 조직활동에서 프리젠테이션은 가장 중요한 업무 가운데

하나다. 조직 내부의 발표나 보고, 고객을 상대로 한 설명, 낯선 청중 앞에서의

강연 등이 모두 프리젠테이션에 해당한다.

성공적인 프리젠테이션을 위해서는 논리적인 설명, 효과적인 비유, 전달과정의

짜임새 있는 구성, 시청각 요소를 활용한 입체적 자료 등이 구비돼야 한다.

여기에 유머가 보태지면 금상첨화일 것이다.

 

물론 유머를 곁들이지 않고도 프리젠테이션을 할 수는 있다.

하지만 사람의 집중력에는 한계가 있기 때문에 아무리 진지한 프리젠테이션이라

해도 일정한 시간이 지나면 자연히 주의가 산만해지기 마련이다.

‘초7, 중10, 성15’라는 말이 있다. 사람이 강의를 들을 때 최대한 오래 집중할

수 있는 시간을 연령대별로 나타낸 숫자인데,

 

초등학생은 7분, 중학생은 10분, 성인은 15분이 지나면 잡념이 생긴다는 얘기다.

이럴 때마다 적절한 유머를 사용하면 청중의 주의를 환기할 수 있다.

처음부터 끝까지 설명과 보고로만 일관하는 딱딱하고 지루한 프리젠테이션보다는,

가끔씩 ‘유머’라는 양념이 첨가된 프리젠테이션이 설득과 호소에 더 큰 효과를

발휘할 것이다.

 

프리젠테이션에서 유머를 효과적으로 활용하려면 본격적인 프리젠테이션에 앞서

처음부터 적절한 유머로 시작하는 것도 좋은 방법이다.

그래야 청중이 한바탕 웃으며 긴장을 풀고 편안한 마음으로 듣기에 몰입할 수 있다.

유머의 소재는 가능하면 발표할 내용과 연관된 것이 좋다.

유머가 자연스레 ‘본론’으로 이어지게 함으로써 웃음의 영향력을 프리젠테이션

효과를 높이는 데도 연결할 수 있기 때문이다.

 

이때 듣는 사람들의 직업, 성별, 나이, 교육수준 등 대상에 맞는 유머를 구사해야

한다는 것도 기억해야 될 대목이다.

미국의 마케팅 전문가 스티븐 실비거는 “유머를 사용하기 전에 미리 자신이

농담을 던질 만한 능력이 있는지 스스로 검토할 필요가 있다”고 지적한다.

프리젠테이션에서 재미있는 유머를 활용하는 목적은 이야기를 정확히 이해하게

만들고 기억에 오래 남게 하려는 것이다.

말도 안 되는 장광설이나 부적절한 비유, 경박하거나 타이밍이 맞지 않은 엉뚱한

유머, 정리되지 않고 핵심도 불분명한 얘기를 웃긴답시고 늘어놓는 것은 오히려

역효과를 낳을 수 있다.

 

‘웃기는 리더가 성공한다’에서는 프리젠테이션에서 유머를 활용할 때 지켜야 할

10대 원칙을 다음과 같이 제시하고 있다.

1. 발표의 주제와 직접적으로 연관된 유머를 활용하라.

2. 자기가 던진 유머에 자기가 먼저 웃지 말라.

3. 상대의 감정이 상하지 않게 하라.

예를 들어 지체장애인은 ‘팔 떨어진 서류걸이’나 ‘다리 부러진 의자’에 관한

농담을 재미있게 여기지 않는다.

4. 간결하고 핵심이 뚜렷한 유머를 구사하라.

5. 유머를 청중과 연관시키라.

6. 잘 알아들을 수 있도록 큰 소리로 말하라.

7. 실패한 유머를 반복하지 말라.

8. 성공한 유머도 반복하지 말라. 같은 얘기는 한번으로 족하다.

9. 자기 자신을 소재로 한 유머를 구사하라(외모, 나이, 재미있는 경험 등).

10. 청중과 관계있는 실제 인물을 유머에 등장시키라. 

 

 

 

진행순서

 

서론

▶ 효과적인 시작말의 유형

   - 질문

   - 일화

   - 인용

   - 깜짝 놀라게 하는 말

   - 역사

   - 제목의 설명

   - 용어의 정의

   - 궁금증이 생기게 하는 그림(OHP Slide 이용)

▶ 유의사항

   - 나가는 길에 하거나, 나가자 마자 말하지 않는다.

   - 잠시 기다리고 청중을 바라본다.

   - 청중이 주목하면 말한다. 

▶ 효과적인 서론

   - 말하는 사람이 누구인지 간략히 말한다.

   - 청중들이 친밀감을 느낄 수 있는 말을 한다.

   - 말할 자격이 있다는 것을 말한다.

   - 말하고자 하는 주제를 간략히 설명한다.

   - 필요하다면 청중들에게 얼마나 알고 있는지를 질문한다.

   - 그 주제가 청중들과 어떻게 관련이 있는지를 설명한다.

   - 앞으로 말하고자 하는 요점을 간략히 설명한다.

   - 어떤 순서로 얼마동안 말해나갈 것인지를 말한다.

   - 질문시간을 안내한다.

▶ 유의사항

   - 장황한 서론

   - 준비가 부족했다는 말

   - 청중들의 준비가 되었다는 비언어적인 메세지를 이해하지 못하고

     서론을 계속함.

   - 만일 청중들의 듣고 싶은 것이 명확하게 드러나 있지 않다면

     질문하여 그것을 알아낸다.

본론

▶ 효과적인 본론

   - 말하고자 하는 것을 하나씩 순서대로 말한다.

   - 요점을 충분히 설명하고, 중요한 내용은 반복 설명한다.

   - 제시되는 내용이 청중들에게 어떤 의미, 어떤 가치가 있는지를

     설명하고 증거를 제시한다.

   - 시청각 보조재료, 시범 등을 통해 청중들의 시선, 관심이 계속

     집중하게 한다.

   - 실례, 구체적인 통계 숫자 등을 제시하여 실감나게 한다.

   - 가능한 한 청중들을 참여시킨다.

   - 확신 있게 청중들이 이해하기 쉬운 용어를 사용한다.

   - 다음 주제로 넘어갈 때 분명하게 한다.

▶ 유의사항

   - 불 필요한 말.

   - 청중의 반응을 고려하지 않는다.

결론

▶ 효과적인 결론

   - 말한 것의 요점을 요약한다.

   - 처음 제시했던 주제로 다시 돌아간다.

   - 그 주제에 대해 이해하는지, 동의하는지, 충분한 설명이 되었는지

     질문한다.

▶ 유의사항

   - 엉뚱한 결론

   - 서론은 좋게, 본론은 더 좋게, 결론은 최고로.

   - 새로운 정보언급은 피할 것

맺음말

▶ 효과적인 맺음말의 유형

   - 유명한 사람의 말이나 문학작품 인용

   - 주요 요점 요약

   - 재치 있는 이야기나 농담

   - 칭찬

   - 외침이나 호소

▶ 유의사항

   - 상투적으로 맺는 것

   - 맥없이 끝내는 것

   - 청중이 떠나기 전에 정리하는 것은 피할 것

 

 

 

 

 

기술

 

미국 UCLA의 커뮤니케이션 교수 중에 알버트 멜라비안이라는 사람이 있었다. 그는 커뮤니케이션에 있어서 중요 한 것은 단어가 아니라는 것을 강조하였다. 그의 발표에 의하면 커뮤니케이션을 구성하는 것은

①WORD(단어, 결국 무엇을 말하는가)

②VOICE(소리, 결국 소리의 대소, 고저, 음색 등)

③BODY LANGUAGE(태도, 자세, 몸놀림, 얼굴표정, 겉모습, 시선 등)

의 3요소가 있고 이 3요소 중 어느 것이 어느 정도 중요하고 임팩트가 강한가를 실험한 결과를 발표하였다.

그에 따르면 사람과 사람과의 커뮤니케이션에 있어서 단어가 발휘하는 역할 은 약 7%, 소리부분이 38%, 그리고 본 눈, 결국 바디 랭귀지가 55%를 점한다는 것이다. 아무튼 단어가 나타내는 효과가 7%라는 것이므로 그 외의 요소, 즉 소리부분과 보여졌던 부분 (Non-Verbal Comunication이라고 한다)이 93%의 임팩트 효과를 갖는다는 것이다.

결국 타인과의 커뮤니케이션에 있어서는 무엇을 말하는가 보다도 ‘어떻게 말하는가’, ‘어떻게 보일 수 있는가’ 라는 감각적인 면이 대단히 중요하다라는 것이 다. 예를 들면 인사를 할 때에 밑을 보고 망설이면서 작은 소리로 「안녕하십니까?」라고 말하는 것과 시선을 딱 고정시키고 방긋 웃으면서 커다란 소리로 말하는 것은 임팩트가 전혀 다르다.

아무리 좋은 내용의 강의라도 전달하는 방법이 나빠서는 성공할 수 없다. 보통, 강사는 말하는 내용에만 신경을 쓰고 온힘을 기울인다. 소리가 작고 바디 랭귀지가 나쁘면 그것은 치명적인 실패가 되어 버린다.

강의에 약한 사람의 특징은 단조로운 어조라는 것이다. 단조로운 어조로 억 양이 없는 프리젠테이션을 1시간정도 들으면 누구나 졸리게 된다. 졸리지 않게 하기 위해서는 때때로 커다란 소리를 내는 것이다. 깜짝 놀랄 듯한 커다란 소리를 내면 누구라도 눈을 번쩍하고 뜨고 무슨 일인가 하고 강사쪽을 보게 된다.

텔레비젼이나 라디오를 보거나 듣는 경우에는 대개 무엇인가를 하면서인 경 우가 일반적이다. 주의를 집중시키기 위해서는 시청자가 식사나 가사에 열중하게 되어 듣는 것을 소홀히 하지 않도록 가끔 큰 소리를 내는 것이 대단히 효과 적이라는 것이다. 옛날부터 일본에서는 「성난 파도의 기술」이라는 웅변술이 있다. 어떤 때는 성난 파도와 같이 커다란 소리로 박력있게 이야기하고 어떤 때는 파도가 ‘쏴아’ 하고 밀려오는 것처럼 속삭이듯이 이야기한다. 이 변화가 클수록 웅변가라고 할 수 있다.

나도 중요한 곳, 강조하고 싶은 곳은 일부러 큰 소리를 내거나 백묵으로 흑 판을 쾅쾅 두드리거나 책상을 탕하고 치거나 가능한 한 변화를 갖게 하려고 하 고 있다. 또한 졸리는 듯한 분위기일 때는 OHP의 스크린에 비쥬얼을 비추거나 흑판에 무엇인가를 써서 「여러분! 잠깐 이쪽을 봐 주십시오.」라는 식으로 주문을 하거나 한다. 여태까지 아래를 쳐다보고 있던 사람들의 머리를 일으켜 세우는데 아주 효과적이다. 아무튼 소리의 대소의 적절한 사용은 아주 신경 써서 전략적으로 행하지 않으면 안된다.

또 한가지 강조하고 싶은 것은 시선의 중요성이다. 옛날부터 "눈은 입만큼 말을 한다"고 할 정도로 바디 랭귀지 중에서는 눈이 중요한 역할을 수행하고 있다. 서양에서는 "눈은 마음의 창"이라 하여 그 사람의 마음속이 눈에 나타나 있다고 할 정도이다. 강의를 할 때에 그 사람의 침착하지 못함, 초조함, 자신감 의 결여 등은 반드시 눈에 나타난다. 사람들 앞에서 이야기 할 때는 절대로 시선을 조절하지 않으면 안된다. 미국의 강연이나 프리젠테이션에 나가보면 반드시 "아이콘택트" 라고 하여 철저하게 끈질길 정도로 청중을 보고 이야기할 것을 강조한다.

일본인은 예의를 따지는 민족이므로 서구인에 비하면 이 "아이콘택트"는 미숙하다. 이것은 구미인과 일본인의 문화의 차이이지만 적어도 사람 앞에서 이야기 할 때는 천정을 보거나 책상을 보거나 하지말고 반드시 청중의 눈을 보아 야 한다. 그러나 청중이 얼마나 많은데 도대체 누구의 눈을 보면 좋단 말인가. 하나의 기술로서 상대에게 불쾌감을 주지 않고 설득력 있는 눈을 사용하는 방법을 몸에 익혀 둘 필요가 있다. 그렇게 하기 위해서 나는 "스피치에 있어서의 지그재그 법"을 고안하여 철저하게 지도하고 있다. 이 지그재그법을 마스터 하는데는 상당한 연습과 경험이 필요하지만 한번 이것이 몸에 익숙해지면 당신의 설득력은 몇 백배나 향상될 것이다.

강단에 서면 우선 해야 할 것은 청중을 보는 것이지만 청중의 누구를 보면 좋을까?

청중은 많은 수이므로 전원의 눈을 일률적으로 본다는 것은 불가능하다. 일시에 한사람의 눈만 본다는 것은 불가능하다. 그것을 가능하게 하는 것 이 지그재그법이다.

①교단에 서서 우선 좌측의 맨 뒤 사람을 본다.

우선 맨 뒤의 사람을 보고 생긋 웃는다. 청중은 강사의 거울과 같은 것이므로 생긋 웃음에 따라 분위기가 부드러워 질 것이다.

다음으로 커다란 소리로 좌측 맨 뒤의 사람을 향해 「여러분! 안녕하십니까」 또는 「여러분! 반갑습니다」라는 식으로 최초의 인사를 한다. 맨 뒷사람에게 말을 걸음으로서 당신의 목소리의 크기가 정해진다. 소리는 전원이 들을 수 있어야 한다. 따라서 가장 뒷사람을 봄에 따라 당신의 소리의 크기 가 결정되어 진다는 것이다. 어쨌든 첫마디는 첫인상이 되므로 충분한 주의를 해야만 한다. 실수를 하더라도 천장을 보거나 엉뚱한 방향을 보거나 부끄러운 듯이 하여 쳐다보거나 하여 강의를 시작하지 말 것.

정신을 똑바로 차리고 맨 뒤의 좌측사람을 향해 눈을 똑바로 뜨고 보고 (LOOK), 다음으로 생긋 웃고(SMILE), 그리고 충분히 뒤에서도 들을 수 있는 소리로 「안녕하세요」하고 인사한다(TALK). 알기 쉽도록 하면 LOOK-SMILE-TALK 라는 핵심단어로 기억해 두자

②머리를 끄덕이는 사람을 찾아라.

청중 속에는 성격이 어두워 아무것도 하기 싫어하는 사람도 있고 반항적으로 문제아인 사람도 있다. 반대로 밝고 긍정적인 사람도 있다. 대체로 처음에는 청중의 표정도 굳어있고 차갑다.

그 중에서도 반항적으로 다루기 어려운 Type의 사람은 한 눈에 알 수 있다. 예를 들면 얼굴을 찡그리고 있는 사람, 눈빛이 안 좋은 사람, 가만히 팔 짱을 끼고 쏘아보는 사람은 반드시 그 바디 랭귀지로 알 수 있다. 나는 그 사람들을 "고릴라" Type의 사람이라고 부르고 있다.

처음의 요령으로는 고릴라와 같은 무서운 사람 또는 부정적인 사람을 보지 않도록 한다. 반대로 청중 속에서 고개를 끄덕이며 긍정적으로 당신의 이야기를 듣고 수긍하는 듯한 사람을 찾는다. 나는 이것을 "끄덕이는 사람" Type이라고 부르고 있다. 그리고 우측열의 "끄덕이는 사람"을 찾아 그 사람을 향해 「여러분, 오늘은 인간관계의 개선이라는 것에 관해 함께 배워 가도록 합시다」라고 말을 한다.

다음에는 좌측 열부터 "끄덕이는 사람"을 찾아 그 사람에게 「오늘 5시까지 즐겁고 유익한 연수를 하고 싶습니다」하고 말을 건다. 차례 차례로 좌우의 "끄덕이는 사람"을 찾아 한사람씩 말을 걸어가도록 한다.

처음부터 "고릴라"를 보면 아무리 프로인 나도 「아! 오늘 청중은 다루기 어렵겠구나」라는 기분이 되어 아주 위축되는 경향이 있다. 첫 기세에 꺾이지 않기 위해서라도 "끄덕이는 사람"을 찾는 것 은 아주 중요하다.

③One Sentence One Person

이렇게 해서 차례 차례로 "끄덕이는 사람"을 찾아서 그 사람의 눈을 확실히 보고 이야기를 계속해 감에 따라 강사로서의 자신이 증대해 갈 것이다. 여기에서 주의해야 할 것은 반드시 한사람에게 One Sentence, 결국 하나의 문장으로 말을 마치는 것이다. One Sentence 도중에 다른 사람에게 눈을 옮기지 않는 것이다. 미국에서는 이것을 "Yes Taking" 이라고 한다. 예를 들면 「여러분, 인간관계에서 가장 중요한 것은 상대의 입장에서는 것입니다」라고 할 때 상대가 의외로 고개를 끄덕이며 수긍하고 Yes라고 말하게 된다. 하나의 의미를 갖는 문장을 한사람에게 말하고 납득시키고 나서 다음 사람에게 시선을 옮긴다. 이것이 완벽하게 되면 당신의 설득력은 경이적으로 증가할 것이다. 이것은 통상 3초에서 5초 정도가 걸린다.

또한 반대로 한사람 을 6초 이상 오랫동안 보면 보여지는 사람도 답답해지게 되므로 가능한 한 하나의 문장을 짧게 끊어서 속도를 빨리 하되 확실하게 침착히 Eye Contact하는 것을 명심할 것. 그리고 차례 차례로 한사람씩 이야기를 해나가면 최종적으로는 청중 전원과 대화한다는 느낌이 들게된다. 강사의 시선이 지그재그로 움직이므로 이것을 "지그재그법"이라 한다

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