누구나 사업은 돈을 벌기 위해서 한다.
그런데 사업자의 세무업무를 대행하다 보면 밑지는 장사를 하는 경우를 가끔씩 보게 된다.
그 중에 하나가 접대비에 관한 경우이다.
사업을 하다 보면 신규 거래선을 확보하기 위하여 또는 경쟁에서 우위를 점하기 위해서 아니면 계약조건을 보다 유리하게 이끌고 업무처리를 원활하게 하기 위해서 사업자들은 거래처 등을 대상으로 식사를 대접하기도 하고 향응을 제공하기도 하며 때로는 내기골프를 치면서 져주기도 하고 어떤 경우에는 고맙다고 사례금을 전달하는 경우도 있을 수 있다.
이러한 접대문화는 사회 전체적으로 볼 때 불건전한 소비를 부추기고 경제적으로도 비합리적이고 비이성적인 거래관계를 유발함으로써 공정경쟁을 해치는 요인이 될 수 있다.
그래서 세법에서는 다음과 같이 접대비 지출에 대하여 여러 가지 규제를 하고 있다.

첫째, 접대비 지출의 투명성을 확보하기 위하여 1회 지출금액이 5만원을 초과하여 접대비를 쓸 때는 반드시 신용카드로 결제하거나 세금계산서 또는 계산서를 받아야 한다.
5만원 초과 접대비를 지출하면서 신용카드매출전표나 세금계산서 또는 계산서를 교부받지 않으면 접대비를 지출한 다른 증빙이 있는 경우에도 경비에 산입되지 않는다.

둘째, 과다한 접대비지출을 억제하기 위하여 접대비는 일정한 한도까지만 쓸 수 있다.
사업자가 쓸 수 있는 접대비한도액은 1년에 1,200만원(중소기업의 경우 1,800만원)의 기본금액에 매출액(총수입금액)의 0.2%(수입금액이 100억원 이하인 경우)를 가산하여 계산한다. 매출액 기준을 무시한다면 사업자가 한달에 쓸 수 있는 접대비는 100만원(중소기업의 경우 150만원)이 되는 것이다.
따라서 사업자가 한도금액을 초과하여 접대비를 지출한 경우에는 그 초과금액은 경비에 산입되지 않는 것이다.

셋째, 불건전한 자금의 지출을 규제하기 위하여 세법에서는 접대비와 관련된 세금계산서상의 부가가치세액은 부가가치세 납부세액 계산시 매입세액으로 공제받지 못하도록 하고 있다. 따라서 접대비를 지출하면서 매입세액이 공제되지 않은 부가가치세는 접대비 지출금액에 포함되어 접대비 한도초과 여부를 계산한다. 즉 부가가치세가 포함된 접대비 금액이 세법상 접대비 한도액 범위 내에 있으면 전액 경비에 산입되는 것이다.

사업을 하다 보면 접대비를 지출하면서 신용카드매출전표나 세금계산서를 받지 못할 때가 있으며, 큰 프로잭트를 성사시키기 위해서는 거액의 접대비를 쓰게 되어 접대비 한도를 초과하는 경우도 생긴다.
이렇게 경비로 처리되지 못하는 접대비를 지출할 때는 항상 세금효과를 고려해 보아야 한다.
예를 들어 어떤 법인사업자가 100만원의 접대비를 지출하여 110만원의 수입을 얻었다고 하자. 이 경우 세금효과를 고려하지 않고 손익계산을 해 보면 10만원의 소득이 생겼다.
그러나 그 접대비에 대하여 신용카드전표나 세금계산서를 받지 못하였거나 이미 접대비 한도를 모두 소진한 상태에서 추가로 쓰여진 접대비라면 그 접대비는 경비에 산입되지 못한다. 이렇게 되면 총수입은 110만원이지만 접대비로 쓴 금액이 경비에 산입되지 못함으로써 세무상으로는 총수입 전체가 법인세가 과세되는 소득금액이 된다. 즉 이 거래로 인해서 실질적으로는 10만원의 소득이 있었지만 세무상으로는 110만원의 소득이 생긴 것이 되는 것이다.
이 때 그 법인사업자에게 적용되는 세율이 16.5%(법인세 최저세율 15%에 주민세 1.5%를 포함한 금액)라면 그 사업자는 이 거래로 인하여 16만5천원을 법인세 및 주민세로 내야 한다는 계산이 나온다.
결과적으로 이 법인사업자는 110만원의 수입이 있었지만 접대비 100만원과 세금 16만5천원을 포함하여 116만5천원을 지출한 것이 되므로 이 거래로 인한 원가는 100만원이 아니라 116만5천원이 되는 것이다.
따라서 이 법인사업자는 접대비를 100만원 써서 표면상 10만원을 벌었지만 세금효과를 고려하면 오히려 6만 5천원을 손해본 것이 되어 그야말로 앞으로 남고 뒤로 밑지는 상황이 된 것이다.

접대비가 경비에 산입되지 못함으로써 발생하는 접대비 관련 거래에 대한 원가는 사업자마다 각각 다르다.
주민세를 포함한 법인세율이 최저 16.5%, 최고 29.7%이고, 종합소득세율이 주민세를 포함하여 최저 9.9%에서 최고 39.6%이므로 이러한 접대비 관련 거래의 원가를 계산하여 보면 법인은 접대비 지출금액의 116.5% 또는 129.7%이고, 개인의 경우에는 109.9%에서 139.6%에 이른다는 계산이 된다. 따라서 경비에 산입되지 못하는 접대비를 쓸 때 그 접대비 금액이 100만원이라면 그 거래로 인하여 법인은 116만5천원 또는 129만7천원의 수입이 있어야 본전이 되고, 개인은 1백9만 9천원 내지 139만6천원의 수입이 있어야 본전을 건진다는 얘기다.

법인사업자에게는 또 하나의 세금효과가 있으므로 유의하여야 한다.
이른바 대표자 상여처분에 의한 소득세 추징효과이다. 상여처분이란 회사의 자금이 업무상의 용도 외로 외부에 유출되었으나 누가 가져갔는지 그 귀속이 불분명한 경우 대표자가 가져간 것으로 보고 그 대표자에게 상여금을 지급한 것으로 하여 소득세를 과세하는 것을 말한다.
법인이 접대비를 지출하면서 대금지출사실을 입증할 수 있는 증빙을 받지 못하면 그 접대비는 법인의 경비에 산입되지 못함은 물론 그 접대비 상당액을 대표자가 가져간 것으로 보아 그 대표자에게도 소득세가 과세될 수 있다.
이때 개인에게 적용되는 종합소득세율은 주민세를 포함하여 최저 9.9%에서 최고 39.6%이이므로 접대비 상당액이 대표자에게 상여처분되면 대표자는 상여처분된 접대비에 대해서 최고 36.6%의 소득세를 물어야 한다.
따라서 이 경우 접대비 손금(경비)불산입에 의한 법인세 효과와 대표자 상여처분에 따른 소득세 효과를 포함하면 접대비에 대한 원가율은 최고 69.3%에 이른다. 대표자에게 상여처분되는 접대비를 100만원 지출하면 실질원가는 169만 3천원이 된다는 계산이 나온다. 그러므로 증빙을 제대로 받을 수 없는 접대비를 100만원 쓰면 169만 3천원의 수입이 있어야 손익분기점이 된다는 얘기가 되는 것이다.

접대비에도 원가가 있다.
그래서 접대비를 지출할 때는 이러한 세무상의 원가를 고려하여 의사결정을 하여야 한다.
특히 법인이 증빙을 첨부할 수 없는 사례금 등을 지급하는 경우 상여처분에 따른 소득세 과세문제도 발생할 수 있으므로 접대비를 지출할 때는 대금지급사실을 입증할 수 있는 증빙이나 자료를 갖출 수 있는지 여부에 대한 충분한 검토를 거친 후 의사결정을 하여야 할 것이다.

접대비 세무처리에 있어서 유의할 사항을 다시 정리하면 다음과 같다.

① 1회 지출금액이 5만원을 초과하는 접대비를 쓸 때는 반드시 신용카드로 결제하거나 세금계산서 또는 계산서를 교부받아야 경비로 인정된다. 그리고 법인이 신용카드로 접대비를 지출할 때는 반드시 법인명의 신용카드로만 사용해야 하며, 법인의 대표자나 종업원 명의의 신용카드로 사용한 접대비는 경비에 산입되지 않으므로 유의하여야 한다.

② 경비로 인정되는 접대비는 연간 1,200만원(중소기업의 경우 연간 1,800만원) 기본금액에수입금액(매출액)의 일정율(수입금액이 100억원 이하인 경우 수입금액의 0.2%)을 가산한 금액의 한도 내에서만 경비로 산입된다.
그러므로 한도를 초과하여 지출한 접대비 금액은 신용카드를 사용하였거나 세금계산서 또는 계산서를 받은 경우에도 경비로 인정되지 않는다.

③ 세법상 접대비는 사업상 필요에 의하여 업무와 관련있는 자에게 접대, 향응, 선물기증 등 접대행위로 지출된 모든 금품의 가액을 말한다.
따라서 그 접대행위가 사업과 관련없이 제공되었거나 업무와 관련이 없는 자에게 제공된 경우에는 처음부터 접대비의 범위에 들어가지 않는다.
그러므로 이 경우에는 신용카드 결제나 계금계산서 수취여부와 관계없이 또 접대비 한도초과 여부와 관계없이 전액이 경비에 산입되지 않으며 향응이나 금품을 제공받은 사람을 가려서 별도의 세무처리를 하여야 한다.

④ 접대비 업무관련성 입증에 관한 국세청 고시(2004. 1. 1)에 따라 2004년 1월 1일부터는 접대비로 건당 50만원 이상을 지출할 때는 세금계산서나 계산서 또는 신용카드매출전표의 뒷면이나 별지에 접대목적, 접대자의 부서명 및 성명, 접대 상대방의 상호 및 사업자등록번호와 부서명, 접대인원 등을 기재하여 보관하거나 이러한 사항이 기재된 접대비명세서를 작성하여 보관해 두어야 한다. 따라서 회사가 접대비 지출과 관련하여 업무관련성을 입증하지 못하면 법인의 대표자나 임원이 개인적으로 법인자금을 유용한 것으로 보아 회사의 경비로 인정되지 않음은 물론 대표자 또는 임원에게도 많은 소득세가 과세되므로 유의하여야 한다.

⑤ 접대비 한도초과 등으로 경비에 산입되지 않는 경우에도 접대비 지출증빙은 반드시 챙겨야 한다.
어차피 경비로 처리하지 못하는 접대비라 하여 지출사실을 입증할 수 있는 증빙을 갖추어 놓지 않으면 당해 지출이 업무와 관련한 접대행위로 인한 것인지 아니면 업무와 무관한 지출인지 불분명하게 되고 이렇게 되면 법인의 대표자가 그 금품을 개인적으로 제공받은 것으로 보아 대표자에게 상여처분되어 소득세가 과세될 수도 있기 때문이다.

⑥ 접대비는 거래관계의 원활한 진행을 도모하기 위하여 지출된 비용으로서 일정한 한도 내 에서만 경비로 산입된다. 그러나 불특정 다수인의 구매의욕을 촉진하기 위하여 지출한 비용은 원칙적으로 광고선전비 또는 판매촉진비로서 이러한 비용은 지출한도와 관계없이 전액 경비처리된다.
그러므로 이와 유사한 비용을 지출할 때는 그 경비의 성격이 접대비에 해당하는지 아니면 광고선전비나 판매촉진비에 해당하는지 여부를 사실관계에 따라 정확하게 따져서 세무처리를 하여야 한다.