사업자의 소득금액 계산시 필요경비(또는 손금)산입을 위한 첫 번째 조건은 사업과 관련된 것이어야 합니다.

개인적인 용도로 사용한 것인지 사업과 관련된 것인지 여부는 정규지출증빙이나 영수증의 내역에 의하여 확인할 수 있는 경우가 대부분이지만 어떤 경우에는 이러한 증빙만으로는 사업관련 여부를 판단하기가 애매한 경우가 있습니다.
따라서 이러한 경우에 대비하여 사업자는 계약서, 견적서, 송장, 거래명세표 등 거래증빙을 확실히 챙겨두는 것이 좋습니다.
또 세법의 적용은 거래의 구체적인 사실관계에 따라 달라질 수 있는데 이 경우 거래증빙은 거래의 사실판단에 대한 중요한 자료가 됩니다.
그러므로 가능하면 거래의 사실관계를 입증할 수 있는 계약서 등의 거래증빙을 작성하여 보관해 두면 향후 다툼이 발생하는 경우 도움이 될 것입니다.

재화 또는 용역을 공급받을 때는 그 거래 상대방이 사업자인지 여부를 확인한 다음, 사업자에 해당되는 경우에는 정규지출증빙을 수취하여야 합니다.
사업자 여부는 사업자등록 여부에 불구하고 실질관계에 의하여 파악하는 것인데 사실상 사업자임에도 불구하고 사업자등록을 하지 않은 미등록자가 있을 수 있으므로 이점 유의하여야 합니다.

부가가치세 간이과세자인 경우에는 세금계산서를 교부할 수 없습니다.
따라서 이들과 거래할 때는 신용카드가맹사업자인지 여부를 확인하여 신용카드매출전표를 교부받아야 하며, 이것이 불가능한 경우에는 정규지출증빙수취에 관한 특례규정이 적용되는지 확인할 필요가 있습니다.
또한 「경비 등의 송금명세서」제출대상 거래인의 경우에는 대금을 반드시 은행계좌를 통하여 송금하고, 거래 상대방의 사업자등록번호와 대표자의 주민등록번호를 확인해 두어야 합니다.
이에도 해당하지 않는 경우에는 거래선을 정규지출증빙 수취가 가능한 일반과세자나 신용카드가맹사업자로 바꾸는 것을 고려해야 합니다.

부가가치세 과세대상거래로서 정규지출증빙을 수취할 때는 세금계산서를 교부받는 것이 유리합니다.
왜냐하면 세금계산서를 교부받아야만 부가가치세 납부세액 계산시 세금계산서상의 부가가치세액을 매입세액으로 공제받거나 환급받을 수 있는 것이고, 신용카드매출전표만으로는 원칙적으로 거래징수된 부가가치세를 공제받거나 환급받을 수 없기 때문입니다.
다만 소매업이나 음식ㆍ숙박업 또는 개인 및 사회서비스업 등을 영위하는 부가가치세 일반과세자로부터 재화 또는 용역을 공급받고 신용카드매출전표에 공급받는 자의 인적사항 (성명, 상호, 사업자등록번호 등)과 부가가치세를 별도로 기재하여 확인한 신용카드매출전표를 교부받으면 그 부가가치세액은 매입세액으로 공제받을 수 있습니다.

지로영수증(또는 지로청구서)에 「국세청장에게 신고한 세금계산서 또는 계산서」임을 표시하는 안내문이 기재되어 있고, 공급받는 자 본인의 성명 또는 상호와 사업자등록번호가 명기되어 있으면 이는 세금계산서 또는 계산서와 같은 효력이 있으므로 정규지출증빙에 해당됩니다.
지로 형태로 납부하는 전기요금, 전화요금, 휴대폰요금, 정보이용료, 전용선사용료, 서버호스팅료 등의 대부분이 이에 해당되겠지만 개별적으로 확인해 보아야 합니다.
즉 지로청구서에「국세청장에게 신고한 세금계산서 또는 계산서」임을 표시하는 안내문이 기재되어 있으나 본인의 사업자등록번호가 명기되지 않은 경우에는 거래 상대방에게 사업자등록증을 제시하여 본인의 사업자등록번호가 기재되도록 조치를 취하여야 합니다.
세금계산서로 쓸 수 있는 지로청구서상의 부가가치세액은 매입세액으로 공제받습니다.

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