기업 고객 (B2B)에게 비즈니스 목적의 이메일 메시지를 작성하는 것은 분명 개인 고객(B2C)에게 이메일을 보내는 것과는 다르다. 당신의 경험으로 유추해보면 잘 알겠지만 비즈니스 목적의 이메일을 받는 사람은 최대한 빨리 메시지 요지를 알고 싶어한다. 어떤 특별한 주목거리가 없는 이상 긴 내용을 꼼꼼히 읽어볼만한 여유가 없기 때문이다. 그들은 시시콜콜한 내용은 원치 않는다. 그들이 원하는 것은 “사실”에 기인한 정보와 어떤 “가치”가 있느냐이다. 다음은 효과적으로 비즈니스 이메일 메시지를 작성하는 20가지 법칙이다.

1.정확한 정보를 제공하라(Be accurate) : 이메일 안에서 제공한 통계 정보라든지, 메시지 안에서 표현한 어떤 가치를 제공하겠다고 한 내용이 부풀린 정보 혹은 거짓된 정보가 되선 안된다. 진실한 정보를 바탕으로 먼저 관계를 구축해야 한다.

2.요점을 명확히 하라(Be brief) : B2B용 이메일을 작성할 때에는 우선 기업 고객의 관심을 얻은 후 그들이 원할 때 더 필요한 정보를 제공할 수 있어야 한다. 가장 중요한 핵심 가치/잇점을 한 문단 정도로 짧게 요약하여 먼저 보여주도록 한다.

3.문장 내용을 깔끔하게 다듬으라 (Be clear) : 비즈니스 이메일 중에도 의외로 잘못된 문법, 잘못된 철자들이 자주 눈에 띈다. 또한 논리적으로 어색한 문장들도 자주 눈에 띈다. 입장을 바꿔 생각하면 알겠지만, 아무리 좋고 훌륭한 정보일지라도 철자 틀린 것이 많고, 문장이 영 어색하다면 신뢰를 주기 어렵다. 중요한 이메일의 경우 글을 잘쓰는 사람을 고용하여 이메일 메시지를 작성하는 것도 좋은 방법이다.

4.진실하라(Be genuine) : B2B 관계에 있어 가장 중요한 것은 신뢰이다. 당신이 진실한 사람이고 한치의 과장이나 위선이 없다는 것을 느끼게 해줘야 한다. 조금 과장되게 알리는 것이 단기적인 효과가 있을진 모르지만 B2B 관계는 장기적인 안목으로 발전시켜야 한다.

5.쉬운 말로 작성하라(Speak their language) : 어떤 메시지를 전달하든지 그들이 이해하고, 그들이 편안해 할 메시지를 작성하라. 애매모호한 말, 그들의 이해를 뛰어 넘는 말, 여러 번 생각해야만 겨우 알 수 있는 함축적인 말은 좋지 않다. 때로는 평소 사람들끼리 만나서 사용하는 구어체 말투로 메시지를 작성하는 것이 효과가 좋을 때도 있다.

6.고객의 상황을 머리 속에 그려보라(Put yourself in their shoes) : 접촉할 고객의 일상 생활을 머리 속에 그려본 후 메시지 안에 그것을 반영해라. 가령, “오늘 매우 바쁘신 것을 잘 알기에 요점만 간단히 말씀드리겠습니다.”와 같이 고객의 상황을 이해한 메시지를 작성하라.

7.고객이 모든 것을 아는 것은 아니다(Watch out for a "knowledge gap.") : 이메일을 받는 사람들이 모두 당신만큼 당신의 제품이나 서비스에 대해 잘 아는 것은 아니다. 먼저 그들의 관심을 끈 후 단계적으로 그들이 알고 싶어할 만한 내용들을 정리하여 친절하게 설명하기 바란다. 그들은 아무 것도 모를 수 있다란 전제 아래서 메시지를 작성해야 하는 것이다.

8.광고 냄새를 풍기지 말라(Write business e-mails as letters, not as ads) : B2B 메일을 전송함에 있어 광고와 같은 인상을 심어줘선 안된다. 때론 광고 형태의 메일 폼 보다는 일상적인 이메일 형태로 보내는 것이 효과가 높을 때도 있다.

9.메시지 작성에 시간을 들여라(Take your time) : B2B 이메일을 작성한 후에는 바로 보내지 말고 하루 혹은 이틀 동안 잠시 시간을 들여 다듬는 시간을 가져라. 이 기간 동안 직장 동료 혹은 지인들에게 메시지를 보여주고 조언을 구하라. 의외로 이런 피드백을 통해 생각지 못한 아이디어를 얻을 수 있을 것이다.

10.보낸 메일을 돌려볼 수도 있음을 기억하라(Remember your e-mail is likely to be passed around) : 이메일은 돌려 보기가 쉬운 특징이 있다. 만일 당신이 보낸 메일을 어떤 고객이 받은 후 관심이 있으면 주변 친구들에게 그 메일을 돌려볼 수도 있다. 그렇기 때문에 당신에 대해 전혀 모를 수도 있는 사람들을 위한 회사 정보라든지, 좀 더 자세한 내용을 볼 수 있는 링크 등을 추가하는 것이 필요하다.