이번 시간엔 효과적으로 비즈니스 이메일 메시지를 작성하기 위한 20가지 법칙 중 나머지 10개 항목에 대해 살펴보자.

1. 프리젠테이션할 때 쓰는 말을 참고하라(Mimic your verbal presentation) : 당신의 제품이나 서비스를 판매하기 위해 사람들 앞에서 프리젠테이션하는 경우 어떤 말을 사용했는지 곰곰히 기억해 보라. 그리고 그 핵심 포인트들을 정리하여 메시지 안에 반영하라.

2. 서명 란을 점검하라(Check your signature block) : 이메일 끝 부분에 들어갈 당신의 서명 란을 점검하라. 이름, 직위, 회사, 주소, 전화, 휴대폰, 팩스, 이메일, 웹사이트 링크 등을 점검하라. 좀 더 자세한 정보를 얻기 위해 어디로 연락해야 할지를 명확히 알려주라.

3. 언제 이메일을 보내는 것이 좋을지 결정하라(Carefully choose when you actually send the mail) : 대부분의 사람들이 월요일 아침엔 지난 금요일 이후 이메일 함에 잔뜩 쌓인 각종 메일들을 정리하는데 많은 시간을 소요한다. 당신의 이메일이 이런 여러 메일들에 섞여 있기 싫다면 당신의 이메일을 언제 보내는게 가장 좋을지도 고민해야 한다.

4. 제목을 결정하는데 많은 시간을 투자하라(Prepare your subject line carefully) : 받는 사람들이 살펴보는 항목중 가장 중요한 부분이 “보내는 사람”과 이메일 “제목”이다. 제목을 보고 이메일을 열어 볼지 말지를 결정하기 쉬우므로 제목 안에 핵심 가치가 녹아들 수 있도록 시간을 들여 제목을 결정하라

5. 그래픽 이미지를 지혜롭게 사용하라(Use graphics wisely) : B2B 메일에 있어 가장 중요한 것은, 고객이 얻을 수 있는 베니핏(benefit)과 가치(value)를 명확히 규정하는 것이다. 이메일을 멋지게 꾸미는 것도 중요할 수 있지만 이런 핵심 내용이 빠진 이미지 사용은 무의미하다. 당심의 핵심 메시지를 전달함에 있어 별 도움이 되지 않는다면 그래픽 이미지를 사용하지 않아도 좋다. 단 메시지를 좀 더 부각시키기 위한 이미지 사용은 적극 이용하라.

6. 메시지 안에 들어간 링크를 점검하라(Make sure links within your e-mail display and work properly) : 이메일 안에 들어가 있는 각종 링크들을 점검하라. 어떤 경우 해당 링크가 클릭이 되지 않아 고객들이 그 주소를 복사하여 사용하는 경우도 종종 있다. 또한 그 링크를 클릭하였을 때 해당 페이지로 정확히 이동하는지도 점검하라. 더불어 고객들이 이동할 페이지의 내용이 최신 내용으로 업데이트 되어 있는지도 점검하라.

7. 파일 첨부는 신중히 고려하라(Be wary about sending attachments) : 대부분의 경우 고객들이 이메일을 보기 위해 어떤 프로그램을 사용하는지, 또 어떤 필터 설정을 해놨는지 알기가 어렵다. 어떤 경우 PDF, 워드 문서, 엑셀 문서 등을 첨부하여 이메일로 보내는 경우가 있는데 이것은 그리 좋은 방법이 아니다. 보다 더 좋은 방법은 첨부하고 싶은 파일이 들어 있는 웹사이트 주소를 링크로 제공하는 것이다.

8. 보내기 전에 반드시 테스트하라(Test) : 보내기 전에 반드시 테스트 메일을 보내라. 제목은 제대로 되어 있는지, 혹시 이미지들은 깨져서 나오지는 않는지, 보내는 사람은 정확한지…

9. 상세하고 완벽한 정보를 제공하라(Be complete) : 고객들은 직관적으로 당신의 제품이나 서비스에 대한 결론을 먼저 내리기가 쉽다. 그렇기 때문에 그들이 혹시 그릇된 결론을 내릴 수도 있는 것을 방지하기 위해 상세하고도 완벽한 정보를 제공하는 것이 매우 중요하다. 메시지 내용을 작성할 때 두괄식으로 핵심 가치와 결론을 앞에 작성한 후 그들이 필요로 할 수 있는 상세 정보를 단계별로 메시지 하단에 기술하는 것이 바람직하다.

10. 다른 사람들이 보내는 이메일을 벤치마킹하라(Don't look like everyone else) : 다른 사람들이 보내는 이메일을 벤치마킹하라. 특별히 당신의 경쟁자들이 발행하는 이메일을 정기적으로 수신하면서 그들은 어떤 방식으로 고객들과 커뮤니케이션을 하는지 분석하라. 그리고 그것들과의 차별점을 찾으라.