스팸 메일로 취급받지 않기 위한 이메일 작성 요령

1. 업무용 이메일은 가능한 한 간결하고 이해하기 쉽게 쓴다. 쓰는 사람 한 사람만 노력하면 받는 사람 여러 명이 시간을 절약할 수 있다.

2. 상대방이 메일 내용을 짐작할 수 있는 제목을 달아준다. 제목 앞에 [비업무성], [긴급], [보도 자료], [오락용],[유머],[초대] 등의 말머리를 붙여주는 것도 한 가지 방법이다.

3. 본문 서두에 본인의 이름이나 신분을 밝힌다. 아이디만으로느 발신자를 알 수 없는 경우가 많다. 특히 친분 관계가 두텁지 않은 경우 내용 첫머리에 발신자의 이름을 밝히는 것이 예의다.

4. 수신(TO)과 참조(CC) 기능을 적절히 활용한다. 메일 수신자는 자신이 수신인으로 지정된 경우 정독하고 참조인으로 지정된 경우에는 속독하기 마련이다. 상대방의 관심도나 기여도를 감안해 두 가지를 적절히 활용하자.

5. 참조(CC)기능을 활용에 주의한다. 메일 내용과 아무런 관계도 없는 사람을 참조인으로 지정해서는 곤란하다. 참조인으로 지정된 사람이 메일 내용에 대해 모르고 있으면 스팸 메일로 간주할 수 있기 때문이다.

6. 내용이 한 화면에 보이도록 작성한다. 간혹 가로 길이가 너무 길어 하 화면에 보이지 않는 이메일을 볼 수 있는데, 한 줄은 70자를 넘지 않도록 하고 단락에 따라 한 줄씩 빈 빈공간을 삽입해 읽기 쉽게 작성한다.

7. 받는 사람이 읽기 편하게 편집한다. 서체와 서체크기, 서체 색상 등에 차이를 두거나 표로 정리해 보내면 내용이 한눈에 잘 들어온다.

8. 메일 용량을 최대한 줄인다. 꼭 필요한 경우가 아니라면 파일 첨부를 피하고 본문에 기술하는 것이 좋다. 그림 파일을 보낼 때에는 메시지와 함께 보이도록 하거나 JPG 등 용량이 작은 형태로 바꾸어 보내거나 압축해서 보낸다.

9. 회신(Reply) 기능을 활용한다. 의사 소통을 위해 이전 문서가 필요할 때에는 회신 기능을 이용하되 제목을 바꾸어 보낸다. 그렇게 하지 않으려면 새로운 메일을 작성해 보내는 것이 낫다.

10. 이메일 주소를 철저히 확인한다. 이메일은 알파벳 하나만 틀려도 반송된다. 따라서 발송 전에 이메일 주소를 한 번 더 확인하고 '수신(TO)'이나 '참조(CC)' 난에 빠진 사람이 없는지 확인하고 점검한다.